Abrechnungsrichtlinie

...

• 1 –

...

• GRUNDLEGENDES

Abs.1.  Diese Fahrtkostenrichtlinie Abrechnungsrichtlinie gilt nur für Veranstaltungen und damit Fahrten, Sachkosten und Aufwandsentschädigungen innerhalb Deutschlands. Bei Fahrten aus dem bzw. in das Ausland muss vor der Veranstaltung Abrechnungen für z.B. Fahrten außerhalb Deutschlands muss vorher eine Absprache mit der Landesgeschäftsführung LAJULEI oder dem Jugendbüro erfolgen.

Abs. 2.Fahrtkosten für alle ehrenamtlichen Engagements  Kosten, die im Rahmen der NAJU ausgeführt wurden oder mit ihr in Bezug stehenvon Tätigkeiten für die NAJU anfallen, können abgerechnet werden, sofern die Fahrt beim Wohn-/Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort oder einem diesem näher gelegenen Ort beginnt oder endet.

Abs. 3.Handelt es sich bei dem Fahrtbeginn bzw. Fahrtende hingegen nicht um den Wohn-/Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort, so ist diese Fahrt nur bedingt abrechenbar. In diesem Falle kann nur bis zu den Kosten des Bayerntickets bzw. den Kosten, die vom/zum Wohn-/ Studien-/Arbeits-/ oder Heimatort anfallen würde, abgerechnet werden  Generell sind Ausnahmen in besonderen Fällen nach Absprache mit der Lajulei oder dem Jugendbüro möglich.

Abs. 4.Ausgenommen von der Einschränkung auf Wohn-/ Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort in ABS. 2. sind die Leitungen von Arbeitskreisen und der Vorstand, in dringenden Fällen  Die Bagatellgrenze für die Gesamtsumme einer Abrechnung liegt bei 5€.

Abs. 5.Für eine Veranstaltung ausgelegte und abrechenbare Sachkosten wie beispielsweise Materialien und Essen gilt ebenfalls § 2 und §3  Bei allen Abrechnungen muss der aktuelle Abrechnungsbogen der NAJU-Bayern verwendet werden.

Abs. 6.Die nach § 2 - § 9 abrechenbaren Kosten werden im Folgenden auch vereinfacht als Fahrtkosten bezeichnet.

§ 2 - Abrechnungsfristen

  Mit dem Ausfüllen des Abrechungsformulars werden die Abrechnungsrichtlinien akzeptiert.

• 2 - Abrechnungsfristen

Abrechnungen sollten möglichst innerhalb von vier Wochen (nachdem die Kosten angefallen sind) im Jugendbüro vorliegen, um zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeidenDer Antrag zur Fahrtkostenübernahme muss grundsätzlich spätestens binnen vier Wochen ab Ende der Veranstaltung in der Landesgeschäftsstelle (LGS) vorliegen. Nach Ablauf dieser Frist werden nur noch höchstens 80 % der abrechenbaren Fahrtkosten erstattet, da der NAJU durch eine verspätete Abrechnung finanzielle Schäden entstehen.

Liegt ein Fahrtkostenerstattungsantrag des aktuellen Kalenderjahres nicht bis spätestens am letzten Arbeitstag im Dezember des gleichen Jahres in der LGS im Jugendbüro vor, entfällt jeglicher Erstattungsanspruch.

Ausgenommen hiervon sind Veranstaltungen, die im Dezember eines Jahres stattfinden. Wird für diese der Erstattungsantrag innerhalb der o. g. Vier-Wochen-Frist, ggf. also auch kurz nach Jahreswechsel vorgelegt, besteht dennoch maximaler Erstattungsanspruch gemäß § 2 - § 9.Nach Ablauf dieser vier Wochen entfällt jedoch jeglicher Erstattungsanspruch, also auch die 80%-Regelung.

...

.

...

• 3 –

...

• Vorlage des Erstattungsantrags

Allen Erstattungsanträge müssen zwingend die Originalbelege, -quittungen, -tickets o. ä.beigefügt werden. Kopien werden nicht anerkannt.

Ausnahmslos alle Erstattungsanträge inkl. der Kostennachweise müssen in Papierform der LGS vorgelegt werden. Daher ist eine Übersendung der Anträge per Post bei fehlender persönlicher Abgabemöglichkeit zwingend nötig; eine elektronische Übermittlung kann aus finanztechnischen Gründen nicht berücksichtigt werden.

Alle Erstattungsanträge müssen mit den Originalbelegen in Papierform vorliegen. Kopien werden nicht anerkannt. Ausnahme: digitale Belege, wie z.B. Bahntickets.

• 4 –Zug- und Busfahrten

...

Abs. 1. Grundsätzlich hält die NAJU den Zug, neben dem Fahrrad, für das umweltfreundlichste Transportmittel, daher ist . Daher ist es erwünscht, dass der Zug zur An- und Abreise verwendet wird. Busfahrten können bei gegebenem Anlass auch abgerechnet werden. Außerdem wird um die Bildung die Bildung von Fahrgemeinschaften gebeten.

Abs. 2.

(1) Bis zum Preis des Bayerntickets werden die Fahrtkosten komplett erstattet.

(2) Wenn das Zugticket den Preis des Bayerntickets übersteigt und eine plausible Begründung für die Mehrkosten gegeben werden kann, können die Fahrtkosten gemäß § 4,Abs. 2, (3) erstattet werden. Ansonsten besteht nur Anspruch auf Erstattung bis zur Höhe der Kosten eines Bayerntickets. Eine plausible Begründung ist ist immer eine Fahrtdauer von über vier Stunden ohne Kauf eines teureren Tickets.Das heißt, wenn z. B. das teurere Ticket ein ICE-Ticket ist, und ansonsten nur mit deutlich langsameren Nahverkehrszügen gefahren werden könnte.

(3) Ist § 4, Abs. 2, (2) erfüllt, können Fahrtkosten auch bis zu einem Betrag von 50 % des Flexpreises erstattet werden, also in voller Höhe bei Nutzung einer BahnCard 50.Insbesondere gilt dies auch für die Nutzung von Sparpreisen. Hierbei ist auf dem Abrechnungsformular der eigentliche Flexpreis anzugeben, dessen halber Betrag erstattet wird, falls er die Kosten der Sparpreisfahrkarte nicht übersteigt.

Abs. 3. Erstattung einer BahnCard

Mit einer Bahncard ist Bahnfahren günstiger und flexibler. Bei häufigen Fahrten mit der Bahn zu ehrenamtlichen Veranstaltungen im Rahmen der NAJU können daher auf Antrag auch (Teil-)Kosten für den Kauf einer BahnCard rückwirkend erstattet werden.Wie hoch die Erstattungssumme ausfällt, hängt von der Höhe der für die Bahnfahrten ausgegebenen Gesamtkosten innerhalb eines maximalen Zeitraumes von 365 Tagen ab. Ab einem Gesamtbetrag von 150 Euro kann auf Antrag die BahnCard 50 zu 50 % oder die BahnCard25 zu 100 % erstattet werden. Ab einem Gesamtbetrag von 250 Euro können die Kosten einer BahnCard 50 oder BahnCard 25 vollständig erstattet werden.Bei der Berechnung der o. g. Gesamtkostensumme werden nur diejenigen Ticketkosten berücksichtigt, bei denen ein Rabatt durch Nutzung einer BahnCard erzielt wurde.

§ 5 – Fahrten mit dem Auto

• Bei der Buchung von Bahnfahrten sollte der Regionalverkehr bevorzugt werden.

Sollte eine ICE-Fahrt erforderlich sein, empfiehlt es sich eine BahnCard 50 zu nutzen. Bei Fahrten ohne BC 50, ist auf die Buchung von Sparpreisen zu achten. Die Buchung von Flexpreisen muss in diesem Fall begründet sein bzw. erfolgt nach Absprache mit der LAJULEI oder dem Jugendbüro.Bei überregionalen Fahrten mit Abo-Tickets (z. B. dem Deutschland-Ticket, BahnCard100, etc.) können pauschal € 12,25 abgerechnet werden. Maximal kann innerhalb eines Kalendermonats der monatliche Preis des jeweiligen Abo-Tickets abgerechnet werden.

• In diesem Kontext unterstützen wir die Nutzung einer Bahncard und erstatten diese nach Absprache mit der LAJULEI oder dem Jugendbüro.

• 5 – Fahrten mit dem Fahrrad

Die NAJU unterstützt eine Anreise mit dem Fahrrad ausdrücklich.

Anreisen mit dem Fahrrad ist zu bevorzugen, daher kann eine Fahrt ab 10 km abgerechnet werden. Der Kilometersatz liegt dabei bei 0,60€/km.

Bei Kombination von Bahn und Fahrrad werden die Kosten der Fahrradmitnahme erstattet.

• 6 – Fahrten mit dem Auto

Abs. 1. Sollte Abs. 1. Sollte das Auto für die Anfahrt zu NAJU-Treffen verwendet werden, kann dies nur mit einer überzeugenden Begründung abgerechnet werden. Eine Anreise mit dem Zug sind ist einer Anreise mit dem Auto grundsätzlich vorzuziehen.

Im Falle der Anfahrt mit dem Auto wird insbesondere um die Bildung von Fahrtgemeinschaften gebeten.

Ist die erforderliche Begründung für die Reise mit dem Auto gegeben, so können auf Antrag pro gefahrenen Kilometer 0,17 30 Euro erstattet werden.

Abs. 2. Sollten  Sollten Mitfahrgelegenheiten wie beispielsweise BlaBlaCar für die An- und Abfahrt genutzt werden, so können die dadurch entstandenen Kosten nur in Verbindung mit Vorlage einer Quittung (unter Angabe des Preises, der Strecke, des Datums und Unterschriften des Fahrers) erstattet werden. Hierbei ist der maximale Erstattungsbetrag auf den Preis eines Bayerntickets bzw. 0,10 15 Euro pro km beschränkt, eine Begründung ist nicht erforderlich.

§ 6 – Fahrten mit dem Fernbus

Die NAJU befürwortet die Nutzung der Bahn grundsätzlich, auch wenn sich durch Fernbusnutzung die Fahrtkosten verringern ließen.

Sollte für die Anfahrt ein Fernbus genutzt werden, so muss auch dies überzeugend begründet werden, ansonsten können die dadurch entstandenen Fahrtkosten nicht abgerechnet werden.

Unberührt hiervon sind freilich Fahrten mit regionalen Bussen, beispielsweise zu Treffpunkten an Orten ohne Bahnverbindung.

...

• 8 - Flüge

Flüge werden grundsätzlich nur in Absprache und in Einzelfällen erstattet.

Flüge innerhalb Deutschlands werden keinesfalls erstattet.

...

• 9 – Fahrten zu Veranstaltungen auf Bundesebene

Fahrten zu den Bundesjugendbeiräten (max. 4 Personen) und den Arbeitskreisen auf Bundesebene werden über die NAJU auf Bundesebene nach deren Richtlinien abgerechnet. Einzige Ausnahme ist die Bundesdelegiertenversammlung. Die Delegierten aus Bayern rechnen ihre Fahrtkosten nach dieser Richtlinie ab.

...

Das heißt, für die Fahrt zur Bundesdelegiertenversammlung empfiehlt es sich, früh zu buchen, um

...

einen günstigen Sparpreis zu bekommen. Außerdem ist es ratsam, das Veranstaltungsticket in Erwägung zu ziehen.

§ 9 - Sonstiges

Abs. 1. Datenschutz
Adressen und Telefonnummern dürfen nur zur Bildung von Fahrgemeinschaften und zum gegenseitigen Informationsaustausch zu diesem Zwecke weitergegeben werden. Bei Ablehnungdieser Vorgehensweise muss dies dem Jugendbüro schriftlich mitgeteilt werden.

• 10 - Sachkosten

Bei der Abrechnung von Sachkosten ist neben den §§1,2 und §3 dieser Abrechnungsrichtlinie zu beachten, dass

• Bei Lebensmitteln auf regionale, saisonale Bio- bzw. FairTrade-Produkte und auf vegetarische und situativ vegane Kost zu achten ist. Wir verweisen hierzu auf die Ernährungsrichtlinie
• Plastikmüll vermieden werden soll
• Material, das abgerechnet wird, in das Eigentum der NAJU übergeht und auch dort verbleibt. In Ausnahmefällen kann ein Materialzuschuss für Material, das bei der abzurechnenden Person verbleibt, genehmigt werden. Dies geschieht nach vorheriger Absprache mit der Lajulei oder dem Jugendbüro.
• 11 – Aufwandsentschädigungen/Honorare

Abs. 1

Die Aufwandsentschädigung bzw. das Honorar bei Veranstaltungen der NAJU für Referent*innen, Seminarleitung oder Teamer*innen erfolgt als Pauschale für jeweils eine Veranstaltung und wir im Vorfeld mit der Lajulei oder dem Jugendbüro abgesprochen und vereinbart.

Abs. 2

Als Orientierung wird auf die Honorarempfehlungstabelle verwiesen.

Die dort genannten Angaben gelten als Orientierung. Ansonsten gilt Abs. 1.

• 12 - Sonstiges

Abs. 1. Die Abs. 2. Die Hauptamtlichen rechnen ihre Fahrtkosten nach den Richtlinien des LBV ab.

...

• 13 – Gültigkeit

Abs. 1. Bei  Bei Fragen oder Unklarheiten, die die Richtlinie betreffen, sind diese persönlich mit den entsprechenden Verantwortlichen der NAJU zu klären.

Abs. 2. Die  Die hiermit vorliegende Richtlinie tritt mit Beschluss der Lajulei-Sitzung vom 1402.1205.2019 2023 ab sofort in Kraft und löst alle bisher bestehenden Regelungen ab.