§ 1 – GRUNDLEGENDES
Abs.1. Diese Fahrtkostenrichtlinie gilt nur für Fahrten innerhalb Deutschlands. Bei Fahrten aus dem bzw. in das Ausland muss vor der Veranstaltung eine Absprache mit der Landesgeschäftsführung erfolgen.
Abs. 2. Fahrtkosten für alle ehrenamtlichen Engagements, die im Rahmen der NAJU ausgeführt wurden oder mit ihr in Bezug stehen, können abgerechnet werden, sofern die Fahrt beim Wohn-/Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort beginnt oder endet.
Abs. 3. Handelt es sich bei dem Fahrtbeginn bzw. Fahrtende hingegen nicht um den Wohn-/Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort, so ist diese Fahrt nur bedingt abrechenbar. In diesem Falle kann nur bis zu den Kosten des Bayerntickets bzw. den Kosten, die vom/zum Wohn-/ Studien-/Arbeits-/ oder Heimatort anfallen würde, abgerechnet werden.
Abs. 4. Ausgenommen von der Einschränkung auf Wohn-/ Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort in ABS. 2. sind die Leitungen von Arbeitskreisen und der Vorstand, in dringenden Fällen.
Abs. 5. Für eine Veranstaltung ausgelegte und abrechenbare Sachkosten wie beispielsweise Materialien und Essen gilt ebenfalls § 2 und §3.
Abs. 6. Die nach § 2 - § 9 abrechenbaren Kosten werden im Folgenden auch vereinfacht als Fahrtkosten bezeichnet.
§ 2 - Abrechnungsfristen
Der Antrag zur Fahrtkostenübernahme muss grundsätzlich spätestens binnen vier Wochen ab Ende der Veranstaltung in der Landesgeschäftsstelle (LGS) vorliegen. Nach Ablauf dieser Frist werden nur noch höchstens 80 % der abrechenbaren Fahrtkosten erstattet, da der NAJU durch eine verspätete Abrechnung finanzielle Schäden entstehen.
Liegt ein Fahrtkostenerstattungsantrag des aktuellen Kalenderjahres nicht bis spätestens am letzten Arbeitstag im Dezember des gleichen Jahres in der LGS vor, entfällt jeglicher Erstattungsanspruch.
Ausgenommen hiervon sind Veranstaltungen, die Dezember eines Jahres stattfinden. Wird für diese der Erstattungsantrag innerhalb der o. g. Vier-Wochen-Frist, ggf. also auch kurz nach Jahreswechsel vorgelegt, besteht dennoch maximaler Erstattungsanspruch gemäß § 2 - § 9.Nach Ablauf dieser vier Wochen entfällt jedoch jeglicher Erstattungsanspruch, also auch die 80%-Regelung.
Konkret heißt das beispielsweise für eine Veranstaltung, die am 20. Dezember eines Jahres zu Ende gegangen ist, dass der Erstattungsantrag spätestens vier Wochen später in der LGS vorliegen muss, um einen Anspruch auf maximal mögliche Erstattung zu haben. Dabei ist es innerhalb der Vier-Wochen-Frist unerheblich, ob das neue Kalenderjahr bei Vorliegen des Antrags bereits begonnen hat. Liegt der Antragerst nach Ablauf dieser vier Wochen nach Ende einer Veranstaltung im Dezember vor, ist keine Erstattung mehr möglich.
§ 3 – Vorlage des Erstattungsantrags
Allen Erstattungsanträge müssen zwingend die Originalbelege, -quittungen, -tickets o. ä.beigefügt werden. Kopien werden nicht anerkannt.
Ausnahmslos alle Erstattungsanträge inkl. der Kostennachweise müssen in Papierform der LGS vorgelegt werden. Daher ist eine Übersendung der Anträge per Post bei fehlender persönlicher Abgabemöglichkeit zwingend nötig; eine elektronische Übermittlung kann aus finanztechnischen Gründen nicht berücksichtigt werden.
Bei Online-Tickets der Bahn gilt das Ticket als Originalfahrkarte, wenn sich auf dem Ausdruck der Zangenabdruck befindet.Bei Handy-Tickets, Fernbus- oder BlaBlaCar-Tickets beispielsweise gibt es keine eindeutige Nachweismöglichkeiten, dass es sich bei vorliegendem Ausdruck um ein Originalbeleg handelt.Dementsprechend werden in diesen Fällen entsprechende Ausdrucke bis auf Weiteres als Originale betrachtet.
§ 4 – Fahrten mit dem Zug
Abs. 1. Grundsätzlich hält die NAJU den Zug für das umweltfreundlichste Transportmittel, daher ist es erwünscht, dass der Zug zur An- und Abreise verwendet wird. Außerdem wird um die Bildung von Fahrgemeinschaften gebeten.
Abs. 2.
(1) Bis zum Preis des Bayerntickets werden die Fahrtkosten komplett erstattet.
(2) Wenn das Zugticket den Preis des Bayerntickets übersteigt und eine plausible Begründung für die Mehrkosten gegeben werden kann, können die Fahrtkosten gemäß § 4,Abs. 2, (3) erstattet werden. Ansonsten besteht nur Anspruch auf Erstattung bis zur Höhe der Kosten eines Bayerntickets. Eine plausible Begründung ist ist immer eine Fahrtdauer von über vier Stunden ohne Kauf eines teureren Tickets.Das heißt, wenn z. B. das teurere Ticket ein ICE-Ticket ist, und ansonsten nur mit deutlich langsameren Nahverkehrszügen gefahren werden könnte.
(3) Ist § 4, Abs. 2, (2) erfüllt, können Fahrtkosten auch bis zu einem Betrag von 50 % des Flexpreises erstattet werden, also in voller Höhe bei Nutzung einer BahnCard 50.Insbesondere gilt dies auch für die Nutzung von Sparpreisen. Hierbei ist auf dem Abrechnungsformular der eigentliche Flexpreis anzugeben, dessen halber Betrag erstattet wird, falls er die Kosten der Sparpreisfahrkarte nicht übersteigt.
Bei geschicktem Buchen von genügend billigen Sparpreisen können diese somit u. U. vollständig erstattetwerden, obwohl es sich um eine eigentlich höherwertige Fernverkehrsfahrkarte handelt.
Abs. 3. Erstattung einer BahnCard
Mit einer Bahncard ist Bahnfahren günstiger und flexibler. Bei häufigen Fahrten mit der Bahn zu ehrenamtlichen Veranstaltungen im Rahmen der NAJU können daher auf Antrag auch (Teil-)Kosten für den Kauf einer BahnCard rückwirkend erstattet werden.Wie hoch die Erstattungssumme ausfällt, hängt von der Höhe der für die Bahnfahrten ausgegebenen Gesamtkosten innerhalb eines maximalen Zeitraumes von 365 Tagen ab. Ab einem Gesamtbetrag von 150 Euro kann auf Antrag die BahnCard 50 zu 50 % oder die BahnCard25 zu 100 % erstattet werden. Ab einem Gesamtbetrag von 250 Euro können die Kosten einer BahnCard 50 oder BahnCard 25 vollständig erstattet werden.Bei der Berechnung der o. g. Gesamtkostensumme werden nur diejenigen Ticketkosten berücksichtigt, bei denen ein Rabatt durch Nutzung einer BahnCard erzielt wurde.
Konkret funktioniert die Erstattung also folgendermaßen:
Der Aktive kauft die entsprechende BahnCard und bezahlt sie zunächst selbst. Fährt er zu NAJU-Treffen,nutzt er die BahnCard beim Ticketkauf. Spätestens nach Ablauf von 365 Tagen, oder falls er die o. g. nötigen Mindestwerte bereits überschritten hat, kann er einen Erstattungsantrag stellen. Nun werden die Gesamtkosten aller Tickets mit BahnCard-Rabatt berechnet, und es wird gemäß o. g. Grenzwerte ggf. eine Erstattung vorgenommen.
Es wird allerdings ausdrücklich darum gebeten, soweit möglich Fahrtkosten zu sparen. Das heißt konkret:Sollte beispielsweise ein Verbundticket billiger als der Flexpreis mit BahnCard-Rabatt sein, oder durch Bildung einer Fahrgemeinschaft mit dem Bayernticket pro Person geringere Fahrtkosten entstehen (und die Fahrzeit dennoch vertretbar sein), so sollte stets diese Alternative gewählt werden – wenngleich diese Fahrtkosten dann (aufgrund fehlenden BahnCard-Rabatts) nicht zur Steigerung o. g. Gesamtsumme beitragen.
Auf die automatische Verlängerung der BahnCards sei nachdrücklich hingewiesen. Bei Nichtbedarf der BahnCard für ein nachfolgendes Jahr bitte unbedingt an die Kündigungsfrist denken!
§ 5 – Fahrten mit dem Auto
Abs. 1. Sollte das Auto für die Anfahrt zu NAJU-Treffen verwendet werden, kann dies nur mit einer überzeugenden Begründung abgerechnet werden. Eine Anreise mit dem Zug sind einer Anreise mit dem Auto grundsätzlich vorzuziehen.
Im Falle der Anfahrt mit dem Auto wird insbesondere um die Bildung von Fahrtgemeinschaften gebeten.
Ist die erforderliche Begründung für die Reise mit dem Auto gegeben, so können auf Antrag pro gefahrenen Kilometer 0,17 Euro erstattet werden.
Abs. 2. Sollten Mitfahrgelegenheiten wie beispielsweise BlaBlaCar für die An- und Abfahrt genutzt werden, so können die dadurch entstandenen Kosten nur in Verbindung mit Vorlage einer Quittung (unter Angabe des Preises, der Strecke, des Datums und Unterschriften des Fahrers) erstattet werden. Hierbei ist der maximale Erstattungsbetrag auf den Preis eines Bayerntickets bzw. 0,10 Euro pro km beschränkt, eine Begründung ist nicht erforderlich.
§ 6 – Fahrten mit dem Fernbus
Die NAJU befürwortet die Nutzung der Bahn grundsätzlich, auch wenn sich durch Fernbusnutzung die Fahrtkosten verringern ließen.
Sollte für die Anfahrt ein Fernbus genutzt werden, so muss auch dies überzeugend begründet werden, ansonsten können die dadurch entstandenen Fahrtkosten nicht abgerechnet werden.
Unberührt hiervon sind freilich Fahrten mit regionalen Bussen, beispielsweise zu Treffpunkten an Orten ohne Bahnverbindung.
§ 7 - Flüge
Flüge werden grundsätzlich nur in Absprache und in Einzelfällen erstattet.
Flüge innerhalb Deutschlands werden keinesfalls erstattet.
§ 8 – Fahrten zu Veranstaltungen auf Bundesebene
Fahrten zu den Bundesjugendbeiräten (max. 4 Personen) und den Arbeitskreisen auf Bundesebene werden über die NAJU auf Bundesebene nach deren Richtlinien abgerechnet.Einzige Ausnahme ist die Bundesdelegiertenversammlung. Die Delegierten aus Bayern rechnen ihre Fahrtkosten nach dieser Richtlinie ab.
Das heißt, für die Fahrt zur Bundesdelegiertenversammlung empfiehlt es sich, früh zu buchen, um einen günstigen Sparpreis zu bekommen. Außerdem ist es ratsam, das Veranstaltungsticket in Erwägung zuziehen.
§ 9 - Sonstiges
Abs. 1. Datenschutz
Adressen und Telefonnummern dürfen nur zur Bildung von Fahrgemeinschaften und zum gegenseitigen Informationsaustausch zu diesem Zwecke weitergegeben werden. Bei Ablehnungdieser Vorgehensweise muss dies dem Jugendbüro schriftlich mitgeteilt werden.
Abs. 2. Die Hauptamtlichen rechnen ihre Fahrtkosten nach den Richtlinien des LBV ab.
§ 10 – Gültigkeit
Abs. 1. Bei Fragen oder Unklarheiten, die die Richtlinie betreffen, sind diese persönlich mit den entsprechenden Verantwortlichen der NAJU zu klären.
Abs. 2. Die hiermit vorliegende Richtlinie tritt mit Beschluss der Lajulei-Sitzung vom 14.12.2019 ab sofort in Kraft und löst alle bisher bestehenden Regelungen ab.