Möglichkeiten, Gelder zu akquirieren, gibt es also viele. Jetzt gilt es, einen Schatzmeister zu wählen/bestimmen, der die Gelder der Gruppe verwaltet. Weiterhin muss entschieden werden, ob die Gelder in einer Barkasse oder einem Gruppenkonto aufbewahrt werden. Die Wahl Barkasse oder Konto hängt u. a. von der Höhe der zu erwartenden Finanzmittel ab. Jede Leitung sollte sich die Frage stellen, wie viel Finanzmittel sind für die Aktivitäten der NAJU-Gruppe notwendig. Im Grunde ist die Natur und deren Nutzung meist kostenlos. Wer mit den Kindern durch die Wälder streift, um Tiere zu entdecken, und Naturmaterialien als Bastel- und Baumaterial benutzt, der kann mit sehr wenig Geld tolle Gruppenstunden gestalten. Hierfür bietet sich eine Barkasse an, in der kleinere Geldbeträge am einfachsten aufbewahrt werden können.
Da die NAJU ein gemeinnütziger Verein ist, sollte unbedingt versucht werden, eine gebührenfreie Kontoführung zu ergattern. |
Eine Barkasse ist schnell eingerichtet und kann ein Sparschwein auf dem Schreibtisch oder eine Geldtasche im Schrank sein. Die Frage ist eher, wie kommt das Geld in das Sparschwein? Bei Bareinnahmen, z. B. über die Spendenbox auf der Weihnachtsfeier, und bei der Überweisung des NAJU-Jahresgruppenzuschusses auf das Privatkonto, der dann abgehoben und in die Barkasse eingezahlt wird, ist das kein Problem.
Aber nicht jeder möchte sein privates Girokonto dafür zur Verfügung stellen und oftmals werden Zuschüsse von Stiftungen und staatlichen Stellen nur auf Vereinskonten überwiesen. In diesen Fällen gibt es die Möglichkeit, auf dem bereits bestehenden Vereinskonto der LBV-Orts-/Kreisgruppe oder der regionalen LBV-Geschäftsstelle eine NAJU-Kostenstelle einzurichten. Zuschüsse können so auf das LBV-Konto überwiesen, der eigenen NAJU-Kostenstelle zugerechnet und dann beim Kassierer der Kreisgruppe „abgehoben“ werden. Wenn sich das Geld in der Barkasse dem Ende neigt, kann wieder ein größerer Geldbetrag beim Schatzmeister der Kreisgruppe abgeholt oder von diesem auf dein Privatkonto überwiesen werden. Das Einrichten einer eigenen Kostenstelle auf einem regionalen LBV-Konto erfolgt durch die Mitarbeiter der Landesgeschäftsstelle. Der Vorteil einer Kostenstelle auf einem Kreisgruppenkonto ist, dass keine Kontoführungsgebühren anfallen, keine Arbeit mit der Beantragung und Eröffnung eines eigenen Kontos anfällt und die Prüfung der Barkasse teilweise auch durch den Schatzmeister der LBV-Orts- oder Kreisgruppe erfolgt. Besitzt eine NAJU-Gruppe höhere Rücklagen oder führt kostspieligere Projekte durch, wie z .B. eine internationale Jugendbegegnung oder das Anlegen eines Teiches, dann bietet es sich an, ein eigenes Gruppenkonto zu eröffnen.
Ein Vereinskonto kann von einer NAJU-Gruppe nicht einfach eröffnet werden, sondern ist genehmigungspflichtig. Die Gruppenleitung stellt dafür einen Antrag auf Kontoeröffnung (Download des pdf-Formulars). Wird dem Antrag stattgegeben, dann wird der Gruppenleitung eine Vollmacht zugesendet, mit der bei einer Bank ein Gruppenkonto eröffnet werden kann. Neben dem Schatzmeister der NAJU-Gruppe muss immer noch eine zweite Person vor Ort sowie der LBV-Geschäftsführer verfügungsberechtigt über das Konto sein.
Bitte per Email oder telefonisch den NAJU-Mitarbeitern in der Landesgeschäftsstelle mitteilen, ob eine Barkasse oder ein eigenes Konto gewünscht wird. Die Art der Geldverwaltung (Barkasse, eigenes Konto oder über Kostenstelle auf einem Konto der LBV-Kreisgruppe/Geschäftsstelle) wird dann nach einem Beratungsgespräch durch die NAJU-Mitarbeiter individuell entschieden. Die notwendigen Vollmachten und Kassenunterlagen werden umgehend zugesendet.
Damit Jugendgelder auch weiterhin in der Jugendarbeit des LBV Verwendung finden, werden bei der Auflösung einer Kinder- oder Jugendgruppe vorhandene Barkassen/Konten storniert und der Geldbestand dem NAJU-Landeshaushalt zugefügt. |
Die Abrechnung von Barkasse/Konto erfolgt mit einer simplen Auflistung der Einnahmen und Ausgaben der NAJU-Gruppe. Um diese Buchführung zu erleichtern, wurden Formblätter erstellt, die die Schatzmeister jedes Jahr zugesendet bekommen. Auf den Formblättern müssen nur noch die Einnahmen- und Ausgabenwerte eingetragen (z. B. 17.12.2019 / 40,- € / Spende Weihnachtsfeier) und am Jahresende zusammengezählt werden. Download des pdf-Formulars.
Keine Ausgabe ohne Quittung/Beleg! Der LBV und die NAJU sind gemeinnützig anerkannt und damit steuerbefreit. Dieses Privileg bedeutet aber auch, dass über jeden verwendeten Euro Rechenschaft abgelegt werden muss. Für jede Ausgabe muss ein Beleg als Nachweis für eine sachgerechte und satzungsgemäße Verwendung vorliegen, denn schon bei kleineren Unstimmigkeiten kann die Gemeinnützigkeit des Verbandes auf dem Spiel stehen. Als Beleg ist der Kassenbon (z. B. von einem Baumarkt, Biomarkt etc.) vollkommen ausreichend, wenn darauf Kaufdatum und -ort vermerkt sind sowie der Verwendungszweck (z. B. Becherlupen, Buntstifte …) erkennbar ist. Falls der Kassenbon lückenhaft oder schlecht lesbar ist, kann dieser nicht als Beleg für den Einkauf verwendet werden. In diesem Fall bitte den Mitarbeiter an der Kasse ansprechen und zusätzlich auf einem Quittungsblock einen handschriftlichen Beleg mit den geforderten Daten ausstellen lassen.
Einmal im Jahr muss die Barkasse bzw. das Konto auf den Formblättern „Jahresabrechnung“ abgerechnet und mit allen Belegen und Quittungen bis zum 31. Januar an die NAJU-Landesgeschäftsstelle gesendet werden.
Keine Ausgabe ohne Quittung/Beleg! Ein Zettel mit einer selbst vermerkten Summe gilt im Sinne einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht als Beleg! |
Sonderfall: Einnahmen aus Bewirtung und Verkäufen an Basaren etc. Wenn die NAJU-Gruppe Einnahmen z. B. aus größeren Festen oder Basarverkäufen hat, dann dürfen diese nicht einfach als Spenden verbucht werden!
Bei Festen mit Fremdbesuchern (Eintritt, Getränke- bzw. Essensverkauf, sonstiger Warenverkauf) liegt ein wirtschaftlicher Geschäftsbereich vor. Aus diesen Einkünften muss dann auch entsprechend Umsatzsteuer bezahlt werden (z. B. Lebensmittelverkauf 7 %). Die Berechnung der Umsatzsteuer nehmen die Mitarbeiter der LBV-Landesgeschäftsstelle in Hilpoltstein vor.
Wenn Jugend- oder Kindergruppen interne Feste feiern, dann liegt hier kein wirtschaftlicher Geschäftsbereich vor und es braucht somit auch keine Umsatzsteuer bezahlt werden.
Deshalb ist zu beachten: Sobald von einer Kinder- oder Jugendgruppe nach Einnahmen durch Verkauf, Eintritt etc. Umsatzsteuer abzuführen ist, müssen am Monatsende alle Kassen- bzw. Bankunterlagen (Kontoauszüge, Rechnungen, alle Belege) des gesamten Jahres an die Landesgeschäftsstelle geschickt werden. Dort wird dann das bisherige Jahr gebucht und die Umsatzsteuer nach Abzug von möglicher Vorsteuer an das Finanzamt abgeführt. Die Unterlagen werden dann an die jeweilige Gruppe zurückgeschickt mit einer jeweiligen Auswertung.
Alle Jahresabrechnungen mit Einnahmen- und Ausgabenbelegen und Kontoauszügen sind im Original entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist 10 Jahre aufzubewahren. Bei Auflösung einer NAJU-Gruppe können die Unterlagen auch an die LBV-Landesgeschäftsstelle gesendet und dort aufbewahrt werden.
Als Richtlinie für die finanziellen Aktivitäten jeder NAJU-Gruppe gilt die Haushalts- und Kassenordnung des LBV (kann in der LBV-Landesgeschäftsstelle angefordert werden) und die Jugendordnung der NAJU (im Kapitel 1 zu finden).
Werden zur inhaltlichen Gestaltung und Durchführung der Gruppenstunden von den Finanzmitteln der NAJU-Gruppe Bücher, Werkzeuge, Geräte etc. angeschafft, müssen diese in einer Inventarliste aufgeführt werden. Diese Gegenstände sind Eigentum der NAJU und können so z. B. bei einem Wechsel der Gruppenleitung an die Nachfolger übergeben werden oder bei Auflösung der Gruppe anderen NAJU-Gruppen zur Verfügung gestellt werden. Eine einfache Liste mit folgendem Inhalt reicht zum Inventarisieren aus:
| Nr. | Beschreibung der Ware | gekauft bei | am | Wert in € |
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