Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), gilt seit dem 25. Mai 2018 in der gesamten Europäischen Union. Darin wird das Grundrecht aller Personen auf Datenschutz gesichert. An einigen Stellen wurden die nationalen Gesetzgeber ermächtigt, die Regelungen der Verordnung zu konkretisieren und zu ergänzen. Hiervon hat der Gesetzgeber durch die Schaffung des Bundesdatenschutzgesetz-neu (BDSG-neu) Gebrauch gemacht. Die DS-GVO (mitsamt ihren „Erwägungsgründen“) und das BDSG-neu bilden seitdem die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Der Begriff “Verarbeitung“ ist dabei sehr weit gefasst und beinhaltet neben dem Erheben, Erfassen, Verwenden, Offenlegen, Verbreiten, Abgleichen von personenbezogenen Daten, auch das Löschen sowie das Vernichten.
Mit personenbezogenen Daten sind alle Informationen gemeint, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das können u. a. Sein:
Zudem nennt die DS-GVO in Art. 9 besondere Kategorien personenbezogener Daten, die früher sogenannten „sensiblen Daten“, die besonders geschützt werden müssen. Unter diese Kategorie fallen zum Beispiel Gesundheits- und Biometrische-Daten sowie weltanschauliche Überzeugungen und ethische Herkunft.
Beim Umgang von Daten von Kindern und Jugendlichen ist generell besondere Sensibilität gefragt. In der DS-GVO unter dem Erwägungsgrund 38 steht dazu folgendes:
„Kinder verdienen bei ihren personenbezogenen Daten besonderen Schutz, da Kinder sich der betreffenden Risiken, Folgen und Garantien und ihrer Rechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten möglicherweise weniger bewusst sind.“
Übernehmen Betreuer die Aufsichtspflicht über Minderjährige, dann besteht zwischen ihnen und den Eltern der Kinder/Jugendlichen eine gegenseitige Informationspflicht. Der Gruppenleiter informiert darüber, welche Aktivitäten für gewöhnlich in den Gruppenstunden durchgeführt werden und wann/wo diese in der Regel stattfinden.
Die Eltern informieren im Gegenzug die Betreuer darüber, welche Krankheiten, sozialen Schwächen und Allergien diese haben, und ob sie regelmäßig Medikamente einnehmen müssen. Das müssen Betreuer wissen, um ihre Schützlinge umfassen vor Gefahren bewahren zu können. Dazu füllen Eltern meist einen Anmeldezettel aus, und geben damit sehr sensible Daten über ihr Kind preis (siehe hierzu auch Anmeldezettel im Kapitel 11, Seite 3)!
Gruppenleiterinnen sollte sich also im Klaren sein, dass beim Umgang mit Teilnehmerdaten, auf sie eine besondere Verantwortung zukommt. Sie verfügen über Datensätze eines Personenkreises, der zwar klein und überschaubar ist. Jedoch handelt es sich dabei meist um besonders schützenswerte Daten.
Damit eine Verarbeitung rechtmäßig ist, müssen personenbezogene Daten mit Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 DS-GVO; Erwägungsgrund 40).
Die Mitgliedschaft in einem Verein wie dem LBV ist als Vertragsverhältnis zwischen den Mitgliedern und dem Verein anzusehen, dessen Inhalt im Wesentlichen durch die Vereinssatzung vorgegeben wird. Eine Vereinssatzung bestimmt insoweit die Vereinsziele, für welche die Mitgliederdaten genutzt werden können.
Die personenbezogenen Daten, die bei der Übernahme der Aufsichtspflicht über Minderjährige erhoben werden, z.B. bei einem Angebot des LBV im örtlichen Ferienprogramm oder in einer Naturkindergruppe der NAJU, begründet sich ebenfalls über einen Vertrag. Dieser wird zwischen der NAJU/dem LBV und den Eltern geschlossen.
In allen eingetragenen Vereinen (e.V.), fungiert immer der Verein als Vertragspartner mit den Eltern. Jeder Gruppenleiter übt beispielsweise als “Erfüllungsgehilfe” die Aufsichtspflicht, oder auch Maßnahmen für den Datenschutz, in dessen Namen aus.
Erfolgt eine Erhebung personenbezogener Daten direkt bei der betroffenen Person, bzw. bei Minderjährigen mittels des/der Personensorgeberechtigten (Eltern, Vormund), so hat der Verein aus Gründen der Transparenz von Datenverarbeitungsprozessen zum Zeitpunkt der Datenerhebung eine entsprechende datenschutzrechtliche Unterrichtung vorzunehmen (Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO).
Daraus folgt, dass der LBV und die NAJU in jedem Formular, das zur Erhebung personenbezogener Daten genutzt wird, einen Datenschutz-Claimer verwendet, der gleichzeitig einen Link auf die Datenschutzerklärung des LBV beinhaltet.
Der Datenschutz-Claimer, der auf jedem dieser Formulare verwendet werden muss, lautet:
Allgemeine Info zum Datenschutz:
Der LBV erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für Vereinszwecke. Dabei werden Ihre Daten nur für LBV eigene Informations- und Werbezwecke verarbeitet und genutzt. Dieser Verwendung Ihrer Daten können Sie jederzeit, z.B. an mitgliederservice@lbv.de, widersprechen. Detaillierte Infos zur Datenschutzerklärung des LBV finden Sie online unter: www.lbv.de/datenschutz
Die Naturschutzjugend im LBV (NAJU) ist die Jugendorganisation innerhalb des LBV e.V., somit gilt die allgemeine Info des LBV zum Datenschutz auch für die NAJU.
Plant ihr Beispielsweise mit der Kindergruppe ein Wochenendzeltlager, und die Eltern füllen einen eigens dafür erstellten Anmeldezettel aus, dann führt darin am Ende oder auf der Rückseite unbedingt auch den Datenschutz-Claimer auf!
Jedem, dessen Daten von NAJU/LBV gespeichert und genutzt werden, garantiert die DS-GVO ein Auskunftsrecht: Der Betroffene kann jederzeit Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und deren eventuelle Weitergabe sowie den Zweck der Speicherung verlangen, ebenso die Berichtigung falscher Daten. Er kann außerdem die Löschung oder zumindest die Sperrung seiner Daten verlangen.
Jedem Ehrenamtlichen, der im LBV Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist untersagt, diese unbefugt - also außerhalb der vereinsmäßigen Zwecke - zu verarbeiten. Dieses Datengeheimnis besteht auch nach einer Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit fort.
a) Durch einen vom LBV bestellten externen Datenschutzbeauftragten wird seit 2012 die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen kontrolliert. Diese/r steht auch als Berater in allen Fragen zur Verfügung, die den Datenschutz betreffen. Mit dem Datenschutzbeauftragten könnt ihr über datenschutz@lbv.de Kontakt aufnehmen.
b) Alle hauptamtlichen Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, müssen über die Regelungen zum Datenschutz informiert werden und sich zu deren Einhaltung verpflichten. Dies geschieht durch Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit Anhang zum Datenschutz, der entsprechende Regelungen enthält.
c) Auch ehrenamtliche Aktive sind dem Datenschutz verpflichtet. Der Datenschutz für Ehrenamtliche ist in der LBV-Satzung im § 15 geregelt. Den Betreffenden sind die grundsätzlichen Vorschriften zur Kenntnis zu bringen.
Zum Beispiel werden von der LBV-Mitgliederverwaltung die Mitgliederdaten, die die jeweilige Kreisgruppe/Ortsgruppe/Jugendgruppe betreffen, prinzipiell nur an den Vorsitzenden bzw. ein nach Beschluss der jeweiligen LBV-Gruppe dafür zuständiges Vorstandsmitglied übermittelt werden. Alle entsprechenden Personen müssen diese Hinweise zum Datenschutz im LBV (LBV-Datenschutzrichtlinie) zur Kenntnis genommen und deren Einhaltung durch Unterschrift bestätigt haben.
d) Der elektronische Austausch von personenbezogenen Daten zwischen NAJU- bzw. LBV-Gliederungen, wie z.B. Mitgliederlisten etc., hat ausschließlich über gesicherte bzw. verschlüsselte Kanäle zu erfolgen (z.B. passwortgeschützte ZIP-Ordner oder innerhalb des LBV-Intranet mit LBV-Emailadresse wie maxi.mustermann@lbv.de).
Beantragung einer LBV E-Mail Adresse Unter dem Link www.emailadresse.lbv.de kann jeder der Mitglied und ehrenamtlich für die NAJU/LBV aktiv ist, eine Vorname.Nachname@LBV.de oder jugend.erlangen@LBV.de E-Mail Adresse anfordern. Das hat den Vorteil, dass unter @LBV.de E-Mail Adresse Besitzern eine Kommunikation und der Datentransfer automatisch über gesicherte Kanäle erfolgt. |
e) Nutzung mobiler Geräte (Notebooks und Handys): Nutzt der Mitarbeiter ein mobiles Gerät, um auf Daten des LBV zuzugreifen, so ist das mobile Gerät auf jeden Fall mit einem Passwort oder Pin zu schützen. Wenn die Daten auf dem mobilen Gerät nicht mehr benötigt werden, sind sie unverzüglich zu löschen. Es ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Unter Verarbeitung fällt auch die Übermittlung. Der Mitarbeiter/ Ehrenamtliche hat Sorge zu tragen, dass zu keiner Zeit Unbefugte Zugriff auf die gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten.
Sollte dir personenbezogene Daten verloren gehen, z.B. der Verlust einer Teilnahmeliste mit Namen und Adressen, dann meldet dich bitte umgehend im Jugendbüro. Wir besprechen dann mit dir die weitere Vorgehensweise. Das kann eine Meldung bei der zuständigen Datenschutzbehörde (nach Art. 33 DSGVO binnen 72 Stunden), oder an die betroffene Person sein.
Eine Meldung an die Datenschutzbehörde und die Betroffenen ist nicht notwendig, wenn der Vorfall voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die betroffenen Personen führt.
Quellen:
Die Bestimmungen zum Datenschutz sind von allen LBV-Mitarbeitern und allen im LBV/in der NAJU ehrenamtlich Tätigen, die mit Mitgliederdaten in Berührung kommen, strikt zu befolgen. Die Inhalte sind Bestandteil der LBV-Geschäftsordnung. Alle entsprechenden Personen erklären durch ihre Unterschrift, dass Sie die in diesem Leitfaden aufgeführten Datenschutzbestimmungen gelesen haben und einhalten. Sie erklären ausdrücklich, dass Sie alle LBV-Daten nur im Auftrag des LBV verwenden, dass Sie keine LBV-Daten unbefugt an Dritte weitergeben und dass sie alle LBV-Daten bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses beim LBV bzw. bei Beendigung des Ehrenamtes im LBV (sofern die Daten nicht an Nachfolger übergeben wurden oder eine Aufbewahrungspflicht besteht), sofort löschen.
Name / Vorname _________________________________________________________
Adresse ____________________________________________________________
Mail / Tel. ____________________________________________________________
Funktion:
a) o Hauptamtlicher Mitarbeiter in der Geschäftsstelle
b) o Kreisgruppenvorsitzender
o Ehrenamtlich Tätiger in der Kreisgruppe (z.B. Jugendleiter)
o Beauftragter des KG-Vorstandes gemäß Protokoll der KG vom ...…
Hiermit erkläre ich durch meine Unterschrift, dass ich die Bestimmungen zum Datenschutz einhalte.
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Ort / Datum Unterschrift