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Ein Vereinskonto kann von einer NAJU-Gruppe nicht einfach eröffnet werden, sondern ist genehmigungspflichtig. Die Gruppenleitung stellt dafür einen Antrag auf Kontoeröffnung (Formular ist im Kapitel D, Anhang zu findenDownload des pdf-Formulars). Wird dem Antrag stattgegeben, dann wird der Gruppenleitung eine Vollmacht zugesendet, mit der bei einer Bank ein Gruppenkonto eröffnet werden kann. Neben dem Schatzmeister der NAJU-Gruppe muss immer noch eine zweite Person vor Ort sowie der LBV-Geschäftsführer verfügungsberechtigt über das Konto sein.
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Die Abrechnung von Barkasse/Konto erfolgt mit einer simplen Auflistung der Einnahmen und Ausgaben der NAJU-Gruppe. Um diese Buchführung zu erleichtern, wurden Formblätter erstellt, die die Schatzmeister jedes Jahr zugesendet bekommen. Auf den Formblättern müssen nur noch die Einnahmen- und Ausgabenwerte eingetragen (z. B. 17.12.2019 / 40,- € / Spende Weihnachtsfeier) und am Jahresende zusammengezählt werden. Download des pdf-Formulars.
Keine Ausgabe ohne Quittung/Beleg! Der LBV und die NAJU sind gemeinnützig anerkannt und damit steuerbefreit. Dieses Privileg bedeutet aber auch, dass über jeden verwendeten Euro Rechenschaft abgelegt werden muss. Für jede Ausgabe muss ein Beleg als Nachweis für eine sachgerechte und satzungsgemäße Verwendung vorliegen, denn schon bei kleineren Unstimmigkeiten kann die Gemeinnützigkeit des Verbandes auf dem Spiel stehen. Als Beleg ist der Kassenbon (z. B. von einem Baumarkt, Biomarkt etc.) vollkommen ausreichend, wenn darauf Kaufdatum und -ort vermerkt sind sowie der Verwendungszweck (z. B. Becherlupen, Buntstifte …) erkennbar ist. Falls der Kassenbon lückenhaft oder schlecht lesbar ist, kann dieser nicht als Beleg für den Einkauf verwendet werden. In diesem Fall bitte den Mitarbeiter an der Kasse ansprechen und zusätzlich auf einem Quittungsblock einen handschriftlichen Beleg mit den geforderten Daten ausstellen lassen.
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