Bei der Planung von Gruppenstunden und anderen Veranstaltungen ist deine Zeitplanung ein wichtiger Aspekt. Deshalb hier ein paar einfache Tipps. Jede vernünftige Planung beginnt mit einer Zeitplanung, an dessen Ende auf einem Zeitstrahl zunächst einmal die geplante Aktion steht. Jetzt heißt es, zu überlegen, wie viel Zeit für die Vorbereitung der einzelnen Schritte eingeplant werden muss. Dies hängt sicherlich von der Art und dem Umfang der geplanten Aktion ab: Eine Wochenendfreizeit braucht mehr Zeit für die Vorbereitung als die Gruppenstunde an einem Nachmittag. Die Grundzüge sind jedoch fast gleich. Der zeitliche Aufwand wird natürlich auch bestimmt von den Erfahrungen, die Gruppenleiter bereits in diesem Gebiet haben. „Alte Hasen“ der Kinder- und Jugendarbeit verfügen oft über ein großes Wissen über Zusammenhänge und Abläufe, was die Planung einfacher und schneller macht. Dafür stellen sie Bestehendes oftmals nicht mehr in Frage und verlassen so eingefahrene Wege kaum noch.

Ein Beispiel für die Planung und den Ablauf einer Gruppenstunde zum Thema Wald von 15.00 bis 17.00 Uhr könnte sein:

  • Warten bis alle Kinder da sind & Wanderung zum Wald 30 min
  • Brainstorming „Was wisst ihr über…?“ 10 min
  • Blinde Reise durch den Wald 20 min
  • Weiteres Spiel 20 min
  • Rückweg 30 min
  • Zeit für Ungeplantes 10 min

Natürlich musst du nicht jede Gruppenstunde so genau planen. Aber so ein Plan hilft, sich schon mal vor der Gruppenstunde bewusst zu machen, wie lange etwas dauern kann. Zum Beispiel der Weg zum Wald oder zurück – dauert oft länger als erwartet. Oder die ungeplanten „Zwischenfälle“, z. B. das Auffinden eines toten Tieres am Wegesrand – daraus kann plötzlich eine aufwendige „Beerdigungszeremonie“ werden.

Was gilt es bei der Zeitplanung generell zu beachten.

Das gilt für die Planung eines 2-stündigen Gruppentreffens genauso wie für einen 2-tägigen Wochenendausflug:

1. Reserven einplanen: Bei der Zeitplanung sollte immer eine „stille Reserve“ von ca. 1/3 der Zeit eingerechnet werden. Was ist z. B., wenn ein Betreuer in der Vorbereitungsphase krankheitsbedingt ausfällt?

2. Gleich erledigen: Dinge, die bereits langfristig erledigt werden können, sollten schnell angegangen werden, denn werden sie bis auf den letzten Drücker aufgeschoben, behindern sie die Erledigung aktueller und wichtiger Themen.

3. Termine einhalten: Einige Aufgaben müssen auch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein, können aber nicht beliebig früh begonnen werden. Diese Aufgaben sollten in der Zeitplanung mit einem Ausrufezeichen versehen werden, da diese Dinge „auf den Punkt“ erledigt sein müssen; beispielsweise die Werbung für eine Kinderfreizeit. Vor den Weihnachtsferien ist es meist noch zu früh, nach den Osterferien ist die Urlaubsplanung der Eltern für das kommende Jahr vielfach schon abgeschlossen.

4. Checkliste erstellen: Am besten ist es, mit dem Leitungsteam einen Zeitplan aufzustellen, der genau festlegt, was, bis wann und von wem erledigt sein muss. Diese Checkliste sollte bei allen Teamsitzungen auf den Tisch kommen, um feststellen zu können, bei welchen Teilbereichen gegengesteuert werden muss.

Checkliste

Wie viele Teilnehmer kommen:


Welche Leiter/Betreuer sind da:

Wie viel Zeit steht uns zur Verfügung: (Vor- und Nachbereitungszeit beachten)


Material (vorhanden/leihen/kaufen?):
Was darf die Gruppenstunde max. kosten:

Wie kommen die Teilnehmer zur Veranstaltung, Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln / mit PKW?


Sollen Teilnehmer etwas Besonderes zur Gruppenstunde mitbringen?


Soll es eine kleine Verpflegung geben? Wenn ja was?
Brauchen wir eine Erlaubnis von den Eltern für diese Aktion?

Schlechtwetter-Variante:



Thema der Gruppenstunde: _____________________________________________________

Zeitplan:


Inhalt:Material

Gemeinsamer Anfang:







Gemeinsamer Abschluss:

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