Buchführung - Abrechnen von Einnahmen und Ausgaben

Die Abrechnung von Barkasse/Konto erfolgt mit einer simplen Auflistung der Einnahmen und Ausgaben der NAJU-Gruppe. Um diese Buchführung zu erleichtern, wurden Formblätter erstellt, die die Schatzmeister jedes Jahr zugesendet bekommen. Auf den Formblättern müssen nur noch die Einnahmen- und Ausgabenwerte eingetragen (z. B. 17.12.2019 / 40,- € / Spende Weihnachtsfeier) und am Jahresende zusammengezählt werden. Download des pdf-Formulars.

Keine Ausgabe ohne Quittung/Beleg! Der LBV und die NAJU sind gemeinnützig anerkannt und damit steuerbefreit. Dieses Privileg bedeutet aber auch, dass über jeden verwendeten Euro Rechenschaft abgelegt werden muss. Für jede Ausgabe muss ein Beleg als Nachweis für eine sachgerechte und satzungsgemäße Verwendung vorliegen, denn schon bei kleineren Unstimmigkeiten kann die Gemeinnützigkeit des Verbandes auf dem Spiel stehen. Als Beleg ist der Kassenbon (z. B. von einem Baumarkt, Biomarkt etc.) vollkommen ausreichend, wenn darauf Kaufdatum und -ort vermerkt sind sowie der Verwendungszweck (z. B. Becherlupen, Buntstifte …) erkennbar ist. Falls der Kassenbon lückenhaft oder schlecht lesbar ist, kann dieser nicht als Beleg für den Einkauf verwendet werden. In diesem Fall bitte den Mitarbeiter an der Kasse ansprechen und zusätzlich auf einem Quittungsblock einen handschriftlichen Beleg mit den geforderten Daten ausstellen lassen.

Einmal im Jahr muss die Barkasse bzw. das Konto auf den Formblättern „Jahresabrechnung“ abgerechnet und mit allen Belegen und Quittungen bis zum 31. Januar an die NAJU-Landesgeschäftsstelle gesendet werden.

Sonderfall: Einnahmen aus Bewirtung und Verkäufen an Basaren etc. Wenn die NAJU-Gruppe Einnahmen z. B. aus größeren Festen oder Basarverkäufen hat, dann dürfen diese nicht einfach als Spenden verbucht werden!

Bei Festen mit Fremdbesuchern (Eintritt, Getränke- bzw. Essensverkauf, sonstiger Warenverkauf) liegt ein wirtschaftlicher Geschäftsbereich vor. Aus diesen Einkünften muss dann auch entsprechend Umsatzsteuer bezahlt werden (z. B. Lebensmittelverkauf 7 %). Die Berechnung der Umsatzsteuer nehmen die Mitarbeiter der LBV-Landesgeschäftsstelle in Hilpoltstein vor.

Wenn Jugend- oder Kindergruppen interne Feste feiern, dann liegt hier kein wirtschaftlicher Geschäftsbereich vor und es braucht somit auch keine Umsatzsteuer bezahlt werden.

Deshalb ist zu beachten: Sobald von einer Kinder- oder Jugendgruppe nach Einnahmen durch Verkauf, Eintritt etc. Umsatzsteuer abzuführen ist, müssen am Monatsende alle Kassen- bzw. Bankunterlagen (Kontoauszüge, Rechnungen, alle Belege) des gesamten Jahres an die Landesgeschäftsstelle geschickt werden. Dort wird dann das bisherige Jahr gebucht und die Umsatzsteuer nach Abzug von möglicher Vorsteuer an das Finanzamt abgeführt. Die Unterlagen werden dann an die jeweilige Gruppe zurückgeschickt mit einer jeweiligen Auswertung.

Alle Jahresabrechnungen mit Einnahmen- und Ausgabenbelegen und Kontoauszügen sind im Original entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist 10 Jahre aufzubewahren. Bei Auflösung einer NAJU-Gruppe können die Unterlagen auch an die LBV-Landesgeschäftsstelle gesendet und dort aufbewahrt werden.

Als Richtlinie für die finanziellen Aktivitäten jeder NAJU-Gruppe gilt die Haushalts- und Kassenordnung des LBV (kann in der LBV-Landesgeschäftsstelle angefordert werden) und die Jugendordnung der NAJU (im Kapitel 1 zu finden).

Inventarliste

Werden zur inhaltlichen Gestaltung und Durchführung der Gruppenstunden von den Finanzmitteln der NAJU-Gruppe Bücher, Werkzeuge, Geräte etc. angeschafft, müssen diese in einer Inventarliste aufgeführt werden. Diese Gegenstände sind Eigentum der NAJU und können so z. B. bei einem Wechsel der Gruppenleitung an die Nachfolger übergeben werden oder bei Auflösung der Gruppe anderen NAJU-Gruppen zur Verfügung gestellt werden. Eine einfache Liste mit folgendem Inhalt reicht zum Inventarisieren aus: