- 1 – GRUNDLEGENDES
Abs.1. Diese Abrechnungsrichtlinie gilt nur für Veranstaltungen und damit Fahrten, Sachkosten und Aufwandsentschädigungen innerhalb Deutschlands. Bei Abrechnungen für z.B. Fahrten außerhalb Deutschlands muss vorher eine Absprache mit der LAJULEI oder dem Jugendbüro erfolgen.
Abs. 2. Kosten, die im Rahmen von Tätigkeiten für die NAJU anfallen, können abgerechnet werden, sofern die Fahrt beim Wohn-/Studien-/ Arbeits-/ oder Heimatort oder einem diesem näher gelegenen Ort beginnt oder endet.
Abs. 3. Generell sind Ausnahmen in besonderen Fällen nach Absprache mit der Lajulei oder dem Jugendbüro möglich.
Abs. 4. Die Bagatellgrenze für die Gesamtsumme einer Abrechnung liegt bei 5€.
Abs. 5. Bei allen Abrechnungen muss der aktuelle Abrechnungsbogen der NAJU-Bayern verwendet werden.
Abs. 6. Mit dem Ausfüllen des Abrechungsformulars werden die Abrechnungsrichtlinien akzeptiert.
- 2 - Abrechnungsfristen
Abrechnungen sollten möglichst innerhalb von vier Wochen (nachdem die Kosten angefallen sind) im Jugendbüro vorliegen, um zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.
Liegt ein Fahrtkostenerstattungsantrag des aktuellen Kalenderjahres nicht bis spätestens am letzten Arbeitstag im Dezember des gleichen Jahres im Jugendbüro vor, entfällt jeglicher Erstattungsanspruch.
Ausgenommen hiervon sind Veranstaltungen, die im Dezember eines Jahres stattfinden.
- 3 – Vorlage des Erstattungsantrags
Alle Erstattungsanträge müssen mit den Originalbelegen in Papierform vorliegen. Kopien werden nicht anerkannt. Ausnahme: digitale Belege, wie z.B. Bahntickets.
- 4 –Zug- und Busfahrten
Abs. 1. Grundsätzlich hält die NAJU den Zug, neben dem Fahrrad, für das umweltfreundlichste Transportmittel. Daher ist es erwünscht, dass der Zug zur An- und Abreise verwendet wird. Busfahrten können bei gegebenem Anlass auch abgerechnet werden. Außerdem wird um die Bildung von Fahrgemeinschaften gebeten.
- Bei der Buchung von Bahnfahrten sollte der Regionalverkehr bevorzugt werden.
Sollte eine ICE-Fahrt erforderlich sein, empfiehlt es sich eine BahnCard 50 zu nutzen. Bei Fahrten ohne BC 50, ist auf die Buchung von Sparpreisen zu achten. Die Buchung von Flexpreisen muss in diesem Fall begründet sein bzw. erfolgt nach Absprache mit der LAJULEI oder dem Jugendbüro.Bei überregionalen Fahrten mit Abo-Tickets (z. B. dem Deutschland-Ticket, BahnCard100, etc.) können pauschal € 12,25 abgerechnet werden. Maximal kann innerhalb eines Kalendermonats der monatliche Preis des jeweiligen Abo-Tickets abgerechnet werden.
- In diesem Kontext unterstützen wir die Nutzung einer Bahncard und erstatten diese nach Absprache mit der LAJULEI oder dem Jugendbüro.
- 5 – Fahrten mit dem Fahrrad
Die NAJU unterstützt eine Anreise mit dem Fahrrad ausdrücklich.
Anreisen mit dem Fahrrad ist zu bevorzugen, daher kann eine Fahrt ab 10 km abgerechnet werden. Der Kilometersatz liegt dabei bei 0,60€/km.
Bei Kombination von Bahn und Fahrrad werden die Kosten der Fahrradmitnahme erstattet.
- 6 – Fahrten mit dem Auto
Abs. 1. Sollte das Auto für die Anfahrt zu NAJU-Treffen verwendet werden, kann dies nur mit einer überzeugenden Begründung abgerechnet werden. Eine Anreise mit dem Zug ist einer Anreise mit dem Auto grundsätzlich vorzuziehen.
Im Falle der Anfahrt mit dem Auto wird insbesondere um die Bildung von Fahrtgemeinschaften gebeten.
Ist die erforderliche Begründung für die Reise mit dem Auto gegeben, so können auf Antrag pro gefahrenen Kilometer 0,30 Euro erstattet werden.
Abs. 2. Sollten Mitfahrgelegenheiten wie beispielsweise BlaBlaCar für die An- und Abfahrt genutzt werden, so können die dadurch entstandenen Kosten nur in Verbindung mit Vorlage einer Quittung (unter Angabe des Preises, der Strecke, des Datums und Unterschriften des Fahrers) erstattet werden. Hierbei ist der maximale Erstattungsbetrag auf den Preis eines Bayerntickets bzw. 0,15 Euro pro km beschränkt, eine Begründung ist nicht erforderlich.
- 8 - Flüge
Flüge werden grundsätzlich nur in Absprache und in Einzelfällen erstattet.
- 9 – Fahrten zu Veranstaltungen auf Bundesebene
Fahrten zu den Bundesjugendbeiräten und den Arbeitskreisen auf Bundesebene werden über die NAJU auf Bundesebene nach deren Richtlinien abgerechnet. Einzige Ausnahme ist die Bundesdelegiertenversammlung. Die Delegierten aus Bayern rechnen ihre Fahrtkosten nach dieser Richtlinie ab.
Das heißt, für die Fahrt zur Bundesdelegiertenversammlung empfiehlt es sich, früh zu buchen, um einen günstigen Sparpreis zu bekommen. Außerdem ist es ratsam, das Veranstaltungsticket in Erwägung zu ziehen.
- 10 - Sachkosten
Bei der Abrechnung von Sachkosten ist neben den §§1,2 und §3 dieser Abrechnungsrichtlinie zu beachten, dass
- Bei Lebensmitteln auf regionale, saisonale Bio- bzw. FairTrade-Produkte und auf vegetarische und situativ vegane Kost zu achten ist. Wir verweisen hierzu auf die Ernährungsrichtlinie
- Plastikmüll vermieden werden soll
- Material, das abgerechnet wird, in das Eigentum der NAJU übergeht und auch dort verbleibt. In Ausnahmefällen kann ein Materialzuschuss für Material, das bei der abzurechnenden Person verbleibt, genehmigt werden. Dies geschieht nach vorheriger Absprache mit der Lajulei oder dem Jugendbüro.
- 11 – Aufwandsentschädigungen/Honorare
Abs. 1
Die Aufwandsentschädigung bzw. das Honorar bei Veranstaltungen der NAJU für Referent*innen, Seminarleitung oder Teamer*innen erfolgt als Pauschale für jeweils eine Veranstaltung und wir im Vorfeld mit der Lajulei oder dem Jugendbüro abgesprochen und vereinbart.
Abs. 2
Als Orientierung wird auf die Honorarempfehlungstabelle verwiesen.
Die dort genannten Angaben gelten als Orientierung. Ansonsten gilt Abs. 1.
- 12 - Sonstiges
Abs. 1. Die Hauptamtlichen rechnen ihre Fahrtkosten nach den Richtlinien des LBV ab.
- 13 – Gültigkeit
Abs. 1. Bei Fragen oder Unklarheiten, die die Richtlinie betreffen, sind diese persönlich mit den entsprechenden Verantwortlichen der NAJU zu klären.
Abs. 2. Die hiermit vorliegende Richtlinie tritt mit Beschluss der Lajulei-Sitzung vom 02.05.2023 ab sofort in Kraft und löst alle bisher bestehenden Regelungen ab.