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Jeder Teilnehmer an den Gruppenstunden sollte dazu einmal schriftlich von den Eltern angemeldet werden (Vorlage/Beispiel für einen Anmeldezettel siehe nachfolgend). Diese schriftliche Einverständniserklärung ist ein Dokument, das belegt, dass beide Vertragspartner ihrer gegenseitigen Informationspflicht nachgekommen sind. Der Gruppenleiter informiert darüber, welche Aktivitäten für gewöhnlich durchgeführt werden und wann/wo diese in der Regel stattfinden. Die Eltern stimmen mit ihrer Unterschrift dem zu und teilen im Gegenzug wichtige Daten über ihr Kind mit, die zur Ausübung der Aufsichtspflicht notwendig sind.
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Bei Unternehmungen, bei denen auch eine unmittelbare Fürsorge für die Person hinzukommt (meist mehrtägig wie Freizeiten, Zeltlager, Auslandsfahrten), sollte man sich ebenfalls stets eine schriftliche Einverständniserklärung der Eltern besorgen.
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