Oft steht für das nächste Gruppentreffen an, dass etwas geplant oder besprochen werden soll. Dabei kann Moderation eine sehr hilfreiche Technik sein. Moderation ist eine Methode, mit deren Hilfe vor allem Besprechungen im Leitungsteam oder in der Jugendgruppe gleichberechtigt und in
angemessener Zeit durchgeführt werden können. Vom Moderator wird dabei nicht erwartet, dass er sagt, was richtig und zu tun ist, sondern ein Moderator versteht sich als Helfer: Er hilft einer Gruppe von Personen, Lösungen für ihre Fragen oder Probleme selbst zu finden und wenn notwendig, geeignete Maßnahmen zur Problemlösung zu beschließen. Deshalb wichtig für dich als Moderator: Immer neutral bleiben und deine Rolle nicht (aus)nutzen, um die Diskussion oder die Gruppe in eine Richtung zu lenken, die du favorisierst.

Anwendungsbereiche

Moderation eignet sich besonders bei:

• Projektplanung
• Entscheidungsvorbereitung
• Ideenentwicklung
• Problemanalyse und -lösung
• und beim Informationsaustausch von verschiedenen (Arbeits-)Gruppen

Moderation eignet sich also für jegliche Art von Treffen, bei dem effektiv und konzentriert an einem Thema gearbeitet und Ergebnisse produziert werden sollen. Bei kleinerer Gruppengröße, guter Stimmungslage und klarer Einhaltung der Regeln kann eine interne Moderation (d. h.
der Moderator kommt aus der Gruppe) eingesetzt werden. Eine externe Moderation (d. h. der Moderator kommt nicht aus der Gruppe, sondern von außerhalb) sollte bei großen Gruppen, bei angespannter oder konfliktbehafteter Gruppenatmosphäre oder in Gruppen, die nicht allein zu Lösungen kommen, eingesetzt werden.

Ziele

Ziele der Moderation sollten sein:

• Alle Gruppenmitglieder kommen gleichberechtigt zu Wort.
• Sie werden motiviert und gefördert, und die Identifikation mit dem Projekt bzw. dem Thema oder dem Problem und damit auch der Lösung wird verstärkt. Denn wer beteiligt ist und sich mit einem Thema identifiziert, engagiert sich auch mehr für die Umsetzung!
• Auf der inhaltlichen Ebene sind die Ziele der Moderation, dass bei der Bearbeitung eines Themas möglichst die gesamten Erfahrungen, das Wissen und die Kreativität aller Gruppenmitglieder dem Prozess zugute kommen.

Aufgaben des Moderators

Die Aufgaben eines Moderators sind vielfältig:

• Das Treffen inhaltlich, methodisch und organisatorisch vorbereiten
• Ziel(e) klären
• Durch den Problemlöseprozess führen
• Informationen sammeln, verdichten und zu Lösungen führen
• Ergebnisse visualisieren
• Für die Einhaltung des Themas, der „Spielregeln“ und des Zeitplans sorgen
• Die Gruppe aktivieren und motivieren
• Für eine gleichberechtigte Beteiligung aller sorgen
• Verbindlichkeit fördern
• Bei Störungen und Konflikten eingreifen
• Eine sachlich neutrale, nicht parteiische oder wertende Rolle einnehmen

Vorbereitung einer Moderation

Der Erfolg einer Moderation hängt ganz entscheidend von der Vorbereitung ab.

• Inhaltliche Vorbereitung: Gesamtthema und Grobzielsetzung sollten formuliert werden.
• Methodische Vorbereitung: Die zentrale Technik der Moderation ist – neben der Fragetechnik – die Visualisierung. Hierzu muss in aller Regel vorbereitend schon etwas getan werden, z. B. Plakate, Flip-Charts, Karten usw. sollten vorbereitet sein.
• Organisatorische Vorbereitung: Zeitpunkt, Ort und Raum, Sitzordnung, Medien, Einladung.

Für die Moderation gibt es eine Standardausrüstung an Hilfsmitteln. Als hilfreich hat sich die Unterbringung der Materialien in einer „Moderationsschachtel“ oder Ähnlichem erwiesen. Diese kannst du dir ganz einfach selbst zusammenstellen:

• Karten (Rechtecke, Ovale, Kreise), aus Tonpapier geschnitten, am besten in verschiedenen Farben
• Filzstifte und Textmarker in verschiedenen Farben
• Schere
• Klebeband
• Klebepunkte
• Klebestifte
• Stecknadeln
• evtl. Magnete

Und um alle Ideen und Ergebnisse übersichtlich und für alle Anwesenden gut sichtbar festzuhalten:

• Pinnwand und Packpapier oder alte Tapetenrollen etc.

Ablauf eines moderierten Treffens

1. Wie geht's los? Einstieg und Orientierung

Für eine Moderation gibt es feste Einstiegsmuster, um ein positives Klima zu schaffen und Orientierung für die gemeinsame Arbeit zu geben:

• Die Begrüßung
• Das Kennenlernen: mit Vorstellungsrunde und Erwartungsabfrage an das Treffen
• Die Klärung der Rahmenbedingungen
• Vorstellung des Programms und Zeitplans
• Aufnehmen der Erwartungen und Wünsche der Teilnehmer in das Programm
• Festlegung der Ziele
• Abstimmung und Vorstellung der Arbeitsweise(n)
• Klärung der Rolle und Aufgabe der Moderation
• Festlegung der Protokollanten
• Vereinbarung von Spielregeln (z. B. nur einer redet, Zeit zum Ausreden lassenm, Ich-Botschaften verwenden)

2. Was wollen wir unternehmen? Themensammlung bzw. Problemdefinition

Die folgenden Methoden können dir und deiner Gruppe helfen, Ideen zu sammeln und schriftlich festzuhalten. Dadurch bekommt ihr einen besseren Überblick über alle Einfälle der Gruppenmitglieder.

Brainstorming

• Für Kinder, Jugendliche und Erwachsene
• Die konkrete Aufgabe oder Frage wird allen Teilnehmern präsentiert
• Jeder teilt seine Gedanken und Ideen zum Thema mit. Der/die Moderator/in schreibt sie sichtbar für alle an eine Pinnwand, Wandzeitung oder auf ein Flipchart o. Ä.
• Die übrigen Gruppenmitglieder dürfen keinen Kommentar zu den Ideen abgeben.
• Quantität der Ideen geht vor Qualität.
• Nach ca. 15 Minuten wird eine kurze Denkpause eingelegt.
• Danach werden die Ideen in der geäußerten Reihenfolge nach bestimmten ausgewählten Kriterien bewertet (z. B. Ist die Idee peppig/brauchbar/gut? Was kostet die Durchführung? Haben wir genug Leute, um die Idee zu verwirklichen?)

Variante Zurufabfrage: Die Teilnehmer rufen dem Moderator Gedanken und Ideen zu. Dieser schreibt sie für alle sichtbar auf. Er vergewissert sich, ob das Aufgeschriebene in Ordnung ist und regt die Gruppe durch Nachfragen zu weiteren Ideen an. D. h. im Unterschied zum Brainstorming ist es erlaubt, dass die Teilnehmer ihre Ideen gegenseitig kommentieren und dadurch neue Ideen entwickeln.

Brainwriting

• Für Jugendliche und Erwachsene
• Jedes Gruppenmitglied erhält ein Stück Papier und äußert darauf seine Ideen zu dem festgelegten Thema oder der konkreten Frage etc.
• Nach 3 bis 5 Minuten gibt jeder seinen Ideenbogen an den rechten Nachbarn weiter.
• Nun schreibt jeder auf den erhaltenen Bogen – vielleicht neu angeregt durch Ideen des Nachbarn – weiter.
• Die Bögen wechseln in entsprechenden Abständen, bis sie wieder beim Erstschreiber angelangt sind.
• Die Teilnehmer lesen die Ideenkette ihrer Bögen vor, der Protokollführer schreibt sie auf eine Wandzeitung für alle sichtbar.
• Die Auswertung erfolgt wie beim Brainstorming.

Kartenabfrage

• Für Kinder (ab 8), Jugendliche und Erwachsene
• Alle schreiben ihre Gedanken und Ideen zum Thema auf eine Moderationskarte (jeder Gedanke wird auf eine eigene Moderationskarte geschrieben).
• Der/die Moderator/in sammelt die Karten ein, stellt sie kurz einzeln vor und sortiert sie an der Pinnwand bzw. am Flipchart.

Variante für jüngere Kinder: Die Teilnehmer malen ihre Ideen auf Karten oder Papier.

3. Worüber wollen wir reden? Themenauswahl

Die Themen, die bearbeitet werden sollen (und die Reihenfolge, in der sie bearbeitet werden), können auf unterschiedliche Art und Weise ausgewählt werden:

• Die Mehrpunktabfrage: Jeder vergibt entsprechend der eigenen Prioritäten Punkte, d. h. die Teilnehmer werden aufgefordert, mit Klebepunkten ihr Votum für die wichtigsten Themen abzugeben. Dabei erhalten die Teilnehmer halb so viele Punkte wie Themen vorhanden sind und maximal zwei Punkte pro Thema. Der Moderator sollte sich nach der Auswertung vergewissern, ob die festgelegte Reihenfolge zur Bearbeitung der Themen für alle akzeptabel ist.
• Der Themenspeicher: Die zu bearbeitenden Themen werden auf einer Pinnwand oder auf einem Flipchart nach ihren Prioritäten aufgelistet.
• Thema vorgeben: Bei jüngeren Teilnehmern kann es auch sinnvoll sein, wenn der Moderator das Thema auswählt.

4. Was ist die Lösung? Themenbearbeitung

Bei der Bearbeitung der Themen entsprechend der festgelegten Rangordnung gibt es folgende Möglichkeiten:

• Die Einschätzung: Der Moderator gibt eine Einschätzung zum ersten Thema und schlägt eine Bearbeitungszeit dafür vor. Die Zeit für die Bearbeitung wird dann gemeinsam von allen festgelegt.
• Die Sichtung: Die Punkte, die zur Klärung des Themas wichtig sind, werden z. B. mittels Kartenabfrage oder Zurufabfrage gesammelt.
• Die Klärung: Die Klärung eines Sachverhaltes kann auf verschiedene Weise angegangen werden:
  • Problem-Analyse-Schema (Wie äußert sich das Problem? Was könnten Ursachen sein? Was kannst du tun? Was kann dich dabei behindern?)
  • Mind-Map (Also eine Art „Gedanken-Landkarte“. Die Ausgangsfrage wird in der Mitte eines großen Papiers notiert. Der Moderator bittet die Gruppe, Ideen per Zuruf zu ergänzen. Diese werden auf der „Landkarte“ platziert, je nachdem wie sie mit anderen Ideen in Verbindung stehen. Wichtig ist, dass zunächst die Hauptpunkte gesucht und aufgeschrieben werden, so dass das Bild von innen nach außen wächst.)
  • Plus-Minus-Interessant (Der Moderator zeichnet eine Tabelle mit jeweils einer Spalte für Plus, Minus und Interessant. Diese wird dann bezogen auf das aktuelle Thema ausgefüllt. Die Inhalte werden mit der gesamten Gruppe durchgesprochen.)
  • Pro und Contra-Diskussion (Die Gruppe wird in Befürworter und Gegner des jeweiligen Sachverhaltes aufgeteilt. Dann werden die jeweiligen Standpunkte und Argumente festgehalten. Nach einer vereinbarten Zeit wechseln die Parteien ihre Standpunkte.)

5. Wie geht's konkret weiter? Planung der nächsten Schritte

Nach der Bearbeitung der Themen folgt die Planung der weiteren Maßnahmen:

• Einen Maßnahmenkatalog erstellen: Wer macht was bis wann? Das ist hier die wichtigste Frage. Die Maßnahmen müssen festgelegt werden. Einen Verantwortlichen für die Bearbeitung ebenso wie den Zeitpunkt für die Erledigung ganz konkreter Aufgaben bestimmen. Am besten tabellarisch für alle sichtbar auf Flipchart o. Ä. festhalten.
• Offene Fragen notieren: Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, sollten offene Fragen und Themen und der weitere Umgang damit schriftlich festgehalten werden. Ergeben sich neue Themen, sollten sie ebenfalls in den Themenspeicher gelangen, um zu einem späteren Zeitpunkt besprochen und diskutiert zu werden.

6. Danke! Zusammenfassung und Abschluss

Der Abschluss eines Arbeitstreffens sollte so aussehen:

• Die Ergebnisse werden zusammengefasst.
• Der Gruppe wird gedankt.
• Die Gruppe gibt ihr Feedback.

7. Und hinterher? Nachbereitung

Nach einem Treffen sind weitere Aspekte von Interesse:

• Das Protokoll bzw. die Dokumentation: Darin werden Prozessablauf und Ergebnisse festgehalten. Die Teilnehmenden bekommen das Protokoll bzw. die Dokumentation zugeschickt.
• Persönliche Nachbereitung des/der Moderators/Moderatorin: Wie lief es inhaltlich, methodisch, organisatorisch und persönlich? Es macht Sinn, die Erfahrungen zu notieren, um das nächste Mal darauf zurückgreifen zu können.

Tipps für Moderatoren

• Sprich erst, wenn alle Teilnehmer ruhig sind. Auch einmal eine Minute warten, bis die Teilnehmer merken, dass sie ruhiger werden sollen.
• Nicht versuchen, die Teilnehmer ständig zu überschreien. Das würde bald die Stimme ruinieren.
• Grundregeln klären, z. B.: Wenn einer spricht, sind die anderen leise. Wenn der Moderator beide Hände hochhält, werden alle ruhig.
• Lass die Spielregeln von einem oder mehreren Teilnehmern wiederholen, so merkst du, ob die Regeln verstanden wurden.
• Rituale können Ruhe in die Gruppe bringen. Zum Beispiel wenn der Moderator „Gefrierfach“ ruft, bleiben alle Teilnehmer wie eingefroren in der Bewegung stehen, in der sie gerade sind, und dürfen nichts mehr sagen, bis der Moderator „Mikrowelle“ sagt.
• Pass auf, dass sich keine losgelösten Sondergruppen bilden.
• Versuche, alle Teilnehmer in die Aktion mit einzubeziehen.
• Versuche, möglichst viele Teilnehmer bei Wortmeldungen aufzurufen. Nicht nur die Teilnehmer aufrufen, die sich am schnellsten melden und immer „die Antworten wissen“.
• Rede selbst möglichst wenig. Führe keine langatmigen Monologe.
• Wenn die Teilnehmer sich noch nicht so gut kennen sollten, Namensschilder verwenden.
• Bei längeren Besprechungen Pausenzeiten einlegen.

Schwierige Situationen meistern, hier ein paar Tipps, die hilfreich sein können:

• Die Gruppe macht nicht mit: Der Moderator muss die Störung offen ansprechen und mit der Gruppe bearbeiten.
• Die Gruppe akzeptiert die vorgeschlagene Methodik nicht: Der Moderator muss nach den Gründen fragen und mögliche Vorschläge und Ideen der Teilnehmer akzeptieren.
• Persönliche Angriffe auf den Moderator oder andere Teilnehmer: Der Moderator nimmt die Kritik bzw. den Beitrag ernst und versachlicht ihn. Er fragt, was gemeint ist und wo der Sprecher den Zusammenhang zur Arbeit sieht. Bewirkt dieses Vorgehen keine Änderung im Verhalten, dann sollte der Moderator die betreffende Person in der Pause um ein persönliches Gespräch bitten.