Projektmanagement

„Projektmanagement“ – klingt irgendwie groß und kompliziert? Ist es aber nicht. Wir stellen dir auf den folgenden Seiten alles Wichtige vor, was du wissen musst, wenn du mal ein kleines oder größeres „Projekt managen“ willst.
„Projektmanagement“ ist ganz einfach der Begriff für die systematische Planung eines Projektes. Soll heißen, du und deine Gruppe, ihr organisiert nicht einfach wild drauf los, in der Hoffnung, dass das schon alles irgendwie klappen wird. Sondern ihr überlegt euch vorher gut, was wann, wo, von wem, wie gemacht werden soll. Und Schritt für Schritt kommt ihr damit zum Ziel.

Die folgenden Schritte haben sich dabei bewährt:

• 1. Ausgangslage erkunden
• 2. Ziel festlegen
• 3. Planen und Durchführen
• 4. Kontrolle und Feedback

Schritt 1: Die Ausgangslage erkunden

Bei dem ersten Schritt geht es darum, Informationen zum Projektthema zu sammeln. Denn je mehr du weißt, desto besser kannst du handeln. Alle Gruppenmitglieder sollten Lust haben, am ausgewählten Thema zu arbeiten. Es ist sowohl hilfreich, sich Sachinformationen zum Thema zu besorgen, als auch zu schauen, ob jemand schon einmal ein ähnliches Projekt durchgeführt hat. Die dort bereits gemachten Erfahrungen können sehr hilfreich für die weitere Gestaltung des Projektes sein. Informationsquellen sind beispielsweise das Internet, Büchereien, Infoveranstaltungen zum Thema oder auch Experten, die sich mit dem Thema auskennen oder schon ein Projekt dazu gemacht haben. Nur keine Angst vor Experten! Sie geben oft sehr gerne Auskunft und fragen kostet nichts. Wichtig ist es, die Verantwortung für die zusammenzutragenden Informationen in der Gruppe aufzuteilen. Jeder sollte einen oder mehrere Themenaspekte übernehmen, sich damit auseinander setzen, selbst Experte oder Expertin werden und die Themen den anderen vorstellen. So sind alle im Bilde über das Thema und für Details sind dann die Experten/Expertinnen zuständig.

Beispiel: Die Jugendlichen deiner Gruppe möchten ein Projekt zum Thema „Gentechnik“ machen, weil sie das Thema sehr spannend und gesellschaftlich brisant finden. Die Teilnehmer beginnen also, zum Thema Gentechnik zu recherchieren. Jeder in der Gruppe übernimmt dabei ein oder mehrere Themengebiete. Einige machen sich schlau, wie die Risiken und Chancen der Gentechnik von der Wissenschaft und den Umwelt- und Landwirtschaftsverbänden bewertet werden. Andere schauen sich an, wie die Gesetzgebung zur Gentechnik in der EU und in Deutschland aussieht. Wieder andere versuchen, Informationen darüber zu bekommen, ob es genetisch modifizierte Lebensmittel im Einzelhandel gibt und welche Kampagnen zur Gentechnik bereits gelaufen sind. Auf einem Treffen tauschen sich alle über die gesammelten Informationen aus, diskutieren und kommen zu dem Ergebnis, dass sie auf der lokalen Ebene, das heißt in eurem Stadtteil, aktiv werden wollen. Denn als Gruppe vor Ort habt ihr die besten Einflussmöglichkeiten, um auf das Problem aufmerksam zu machen und Druck „von unten“ auszuüben. Die Bürger sollen über die Gentechnik informiert werden und deine Gruppe will dagegen mobil machen.

Schritt 2: Ein Ziel festlegen

Wenn ihr ein Projektthema ausgewählt habt, solltet ihr nicht in blinden Aktionismus verfallen, sondern euch darüber Gedanken machen, welche konkreten Ziele ihr mit dem Projekt erreichen möchtet. In diesem Schritt geht es darum, sich in der Gruppe über Visionen und Ziele auszutauschen und
sich auf konkrete Projektziele festzulegen, die eindeutig, also „SMART“ formuliert sind.

„SMART“ steht für:

S = spezifisch, konkret und positiv formuliert
M = messbar, damit der Erfolg überprüft werden kann
A = akzeptabel für jeden in der Gruppe
R = realistisch bezüglich Ressourcen und Rahmenbedingungen
T = terminiert, damit die Umsetzung an einem konkreten Zeitpunkt überprüft werden kann

„SMART“ formulierte Ziele machen es möglich, euch im Laufe des Projektes immer wieder einen Überblick zu verschaffen, ob ihr auf dem richtigen Weg seid.

Beispiel: Die Teilnehmer deiner Jugendgruppe tauschen sich über ihre Visionen und mögliche konkrete Projektziele aus. Ihre Vision ist eine gentechnikfreie Gesellschaft. Die Diskussion über die Projektziele ergibt, dass zum einen die Verbraucher im Stadtteil über die Gefahren der Gentechnik informiert und zum Verzicht auf genetisch modifizierte Lebensmittel angeregt werden sollen. Zum anderen möchten die Jugendlichen die Supermärkte im Stadtteil dazu bewegen, keine Gentechnikprodukte mehr ins Sortiment aufzunehmen. Aus dieser grob formulierten Idee erarbeitet die Gruppe folgende SMARTE Projektziele:

• „Wir möchten erreichen, dass in einem Jahr 10 % der Bevölkerung unseres Stadtteils über die Gefahren der Gentechnik für Umwelt und Gesundheit Bescheid wissen und weniger bis gar keine Gentechnikprodukte mehr kaufen.“
• „Wir möchten erreichen, dass in einem Jahr drei Supermärkte im Stadtteil Gentechnikprodukte aus ihrem Sortiment genommen haben.“

Schritt 3: Planen und Durchführen

In diesem Schritt wird entschieden, wie die Projektziele ganz konkret umgesetzt werden können. Was sind sinnvolle Strategien und Maßnahmen? Stelle dir diese Fragen mit deiner Gruppe und diskutiere verschiedene Optionen. Jetzt, wo es konkret wird, sollte sich jeder in den zu erledigenden Aufgaben wiederfinden und Lust auf die Umsetzung bekommen. Für die Maßnahmenplanung empfiehlt sich ein Brainstorming. Ohne sich Gedanken über die eigenen Ressourcen und die Rahmenbedingungen zu machen, werden dabei kreative und interessante Ideen zusammengetragen. Danach solltest du mit deiner Gruppe die realistischen und euren Ressourcen und Interessen entsprechenden Ideen herausfiltern. Und dann kann es losgehen!

Beispiel: Deine Jugendgruppe entschließt sich dazu, die Bevölkerung im Stadtteil über Öffentlichkeitsarbeit auf das Thema Gentechnik in Lebensmitteln und die möglichen Folgen für Umwelt und Gesundheit aufmerksam zu machen. In einem Brainstorming sammelt ihr unterschiedliche Maßnahmen und wählt dann für euch realisierbare Maßnahmen aus:

• Einmal im Monat organisieren wir einen Informationsstand mit einem Wissensquiz in der Fußgängerzone.
• Einmal im Monat veröffentlichen wir einen Artikel zum Thema Gentechnik in Lebensmitteln und mögliche Folgen für Umwelt und Gesundheit in der regionalen Zeitung.
• In den nächsten sechs Monaten sollen 500 Haushalte im Stadtteil durch einen Flyer, der als Hauswurfsendung verteilt wird, über das Thema informiert werden.

Um die Supermärkte im Stadtteil dazu zu bewegen, keine Gentechnikprodukte mehr in das Sortiment aufzunehmen, entscheidet ihr euch zunächst für die Strategie des Lobbyings und sucht das Gespräch mit den Leitern der Supermärkte, um diese von eurem Anliegen zu überzeugen. Fruchtet diese Aktivität nicht, so erhöht ihr den Druck auf die Supermärkte, indem ihr Unterschriften für gentechnikfreie Supermärkte sammelt und eine Demonstration im Stadtteil veranstaltet. Bringt auch dies nicht den gewünschten Erfolg, so starten die Jugendlichen einen Boykott-Aufruf kombiniert mit Demonstrationen oder Straßentheater-Aktionen vor den Supermärkten.

Um einen Überblick über die erforderlichen Arbeitsschritte zu haben, ist es hilfreich, ein Diagramm zu erstellen. In diesem Diagramm wird das Projektziel in Teilaufgaben (TA) untergliedert. Und diese wiederum werden in kleinere Arbeitspakete (AP) aufgeteilt, für die dann jeweils einzelne Personen zuständig sind. Dann stellen sich natürlich folgende Fragen: Wer erledigt welches Arbeitspaket? Und bis wann? Um einen guten Überblick über alle Aufgaben, Personen und Fristen zu bekommen, eignet sich eine Tabelle am besten.

Um ganz konkrete Fristen festzuhalten, kann eine ähnliche Tabelle erstellt werden. Dabei Puffer einplanen nicht vergessen!

Schritt 4: Kontrolle und Feedback

Es ist wichtig, die Maßnahmen immer wieder daraufhin zu überprüfen, ob sie wirklich zum Ziel führen. Dies kann je nach Projekt oder Maßnahme durch Befragungen, Sammeln von Zeitungsartikeln und eigener Einschätzung in deiner Gruppe geschehen. Es kann auch eine außenstehende Person angefragt werden. Ist abzusehen, dass das Projektziel nicht erreicht wird, kannst du die Maßnahmen verändern, intensivieren oder eine andere Strategie mit neuen Maßnahmen entwerfen und umsetzen. Im Zweifel ist es besser, das Projekt vorzeitig abzubrechen, als dich so zu verausgaben, dass du am Ende keine Motivation mehr hast.
Wichtig ist dabei immer: Erfolge feiern! Wenn du mit deiner Gruppe Meilensteine gemeistert hast, dann solltet ihr euch belohnen. Das habt ihr euch verdient. Außerdem steigerst du so die Motivation für die weitere Umsetzung des Projektes. Ist das Projekt beendet, so sollten die Korken erst recht knallen! 
Am Ende eines Projektes ist Feedback geben und erhalten angesagt! Setzt euch zusammen und besprecht euer Projekt. Was hat gut geklappt und was nicht? Fehler zu machen, gehört dazu. Lasst sie also ruhig zu und lernt aus ihnen. So wirst du ein/e wahre/r Meister/in im Projektmanagement!