Projektmanagement

„Projektmanagement“ – klingt irgendwie groß und kompliziert? Ist es aber nicht. Wir stellen dir auf den folgenden Seiten alles Wichtige vor, was du wissen musst, wenn du mal ein kleines oder größeres „Projekt managen“ willst.
„Projektmanagement“ ist ganz einfach der Begriff für die systematische Planung eines Projektes. Soll heißen, du und deine Gruppe, ihr organisiert nicht einfach wild drauf los, in der Hoffnung, dass das schon alles irgendwie klappen wird. Sondern ihr überlegt euch vorher gut, was wann, wo, von wem, wie gemacht werden soll. Und Schritt für Schritt kommt ihr damit zum Ziel.

Die folgenden Schritte haben sich dabei bewährt:

• 1. Ausgangslage erkunden
• 2. Ziel festlegen
• 3. Planen und Durchführen
• 4. Kontrolle und Feedback

Schritt 1: Die Ausgangslage erkunden

Bei dem ersten Schritt geht es darum, Informationen zum Projektthema zu sammeln. Denn je mehr du weißt, desto besser kannst du handeln. Alle Gruppenmitglieder sollten Lust haben, am ausgewählten Thema zu arbeiten. Es ist sowohl hilfreich, sich Sachinformationen zum Thema zu besorgen, als auch zu schauen, ob jemand schon einmal ein ähnliches Projekt durchgeführt hat. Die dort bereits gemachten Erfahrungen können sehr hilfreich für die weitere Gestaltung des Projektes sein. Informationsquellen sind beispielsweise das Internet, Büchereien, Infoveranstaltungen zum Thema oder auch Experten, die sich mit dem Thema auskennen oder schon ein Projekt dazu gemacht haben. Nur keine Angst vor Experten! Sie geben oft sehr gerne Auskunft und fragen kostet nichts. Wichtig ist es, die Verantwortung für die zusammenzutragenden Informationen in der Gruppe aufzuteilen. Jeder sollte einen oder mehrere Themenaspekte übernehmen, sich damit auseinander setzen, selbst Experte oder Expertin werden und die Themen den anderen vorstellen. So sind alle im Bilde über das Thema und für Details sind dann die Experten/Expertinnen zuständig.

Beispiel: Die Jugendlichen deiner Gruppe möchten ein Projekt zum Thema „Gentechnik“ machen, weil sie das Thema sehr spannend und gesellschaftlich brisant finden. Die Teilnehmer beginnen also, zum Thema Gentechnik zu recherchieren. Jeder in der Gruppe übernimmt dabei ein oder mehrere Themengebiete. Einige machen sich schlau, wie die Risiken und Chancen der Gentechnik von der Wissenschaft und den Umwelt- und Landwirtschaftsverbänden bewertet werden. Andere schauen sich an, wie die Gesetzgebung zur Gentechnik in der EU und in Deutschland aussieht. Wieder andere versuchen, Informationen darüber zu bekommen, ob es genetisch modifizierte Lebensmittel im Einzelhandel gibt und welche Kampagnen zur Gentechnik bereits gelaufen sind. Auf einem Treffen tauschen sich alle über die gesammelten Informationen aus, diskutieren und kommen zu dem Ergebnis, dass sie auf der lokalen Ebene, das heißt in eurem Stadtteil, aktiv werden wollen. Denn als Gruppe vor Ort habt ihr die besten Einflussmöglichkeiten, um auf das Problem aufmerksam zu machen und Druck „von unten“ auszuüben. Die Bürger sollen über die Gentechnik informiert werden und deine Gruppe will dagegen mobil machen.

Schritt 2: Ein Ziel festlegen

Wenn ihr ein Projektthema ausgewählt habt, solltet ihr nicht in blinden Aktionismus verfallen, sondern euch darüber Gedanken machen, welche konkreten Ziele ihr mit dem Projekt erreichen möchtet. In diesem Schritt geht es darum, sich in der Gruppe über Visionen und Ziele auszutauschen und
sich auf konkrete Projektziele festzulegen, die eindeutig, also „SMART“ formuliert sind. „SMART“ steht für:

S = spezifisch, konkret und positiv formuliert
M = messbar, damit der Erfolg überprüft werden kann
A = akzeptabel für jeden in der Gruppe
R = realistisch bezüglich Ressourcen und Rahmenbedingungen
T = terminiert, damit die Umsetzung an einem konkreten Zeitpunkt überprüft werden kann

„SMART“ formulierte Ziele machen es möglich, euch im Laufe des Projektes immer wieder einen Überblick zu verschaffen, ob ihr auf dem richtigen Weg seid.

Beispiel: Die Teilnehmer deiner Jugendgruppe tauschen sich über ihre Visionen und mögliche konkrete Projektziele aus. Ihre Vision ist eine gentechnikfreie Gesellschaft. Die Diskussion über die Projektziele ergibt, dass zum einen die Verbraucher im Stadtteil über die Gefahren der Gentechnik informiert und zum Verzicht auf genetisch modifizierte Lebensmittel angeregt werden sollen. Zum anderen möchten die Jugendlichen die Supermärkte im Stadtteil dazu bewegen, keine Gentechnikprodukte mehr ins Sortiment aufzunehmen. Aus dieser grob formulierten Idee erarbeitet die Gruppe folgende SMARTE Projektziele:

• „Wir möchten erreichen, dass in einem Jahr 10 % der Bevölkerung unseres Stadtteils über die Gefahren der Gentechnik für Umwelt und Gesundheit Bescheid wissen und weniger bis gar keine Gentechnikprodukte mehr kaufen.“
• „Wir möchten erreichen, dass in einem Jahr drei Supermärkte im Stadtteil Gentechnikprodukte aus ihrem Sortiment genommen haben.“

Schritt 3: Planen und Durchführen

In diesem Schritt wird entschieden, wie die Projektziele ganz konkret umgesetzt werden können. Was sind sinnvolle Strategien und Maßnahmen? Stelle dir diese Fragen mit deiner Gruppe und diskutiere verschiedene Optionen. Jetzt, wo es konkret wird, sollte sich jeder in den zu erledigenden Aufgaben wiederfinden und Lust auf die Umsetzung bekommen. Für die Maßnahmenplanung empfiehlt sich ein Brainstorming. Ohne sich Gedanken über die eigenen Ressourcen und die Rahmenbedingungen zu machen, werden dabei kreative und interessante Ideen zusammengetragen. Danach solltest du mit deiner Gruppe die realistischen und euren Ressourcen und Interessen entsprechenden Ideen herausfiltern. Und dann kann es losgehen!

Beispiel: Deine Jugendgruppe entschließt sich dazu, die Bevölkerung im Stadtteil über Öffentlichkeitsarbeit auf das Thema Gentechnik in Lebensmitteln und die möglichen Folgen für Umwelt und Gesundheit aufmerksam zu machen. In einem Brainstorming sammelt ihr unterschiedliche Maßnahmen und wählt dann für euch realisierbare Maßnahmen aus:

• Einmal im Monat organisieren wir einen Informationsstand mit einem Wissensquiz in der Fußgängerzone.
• Einmal im Monat veröffentlichen wir einen Artikel zum Thema Gentechnik in Lebensmitteln und mögliche Folgen für Umwelt und Gesundheit in der regionalen Zeitung.
• In den nächsten sechs Monaten sollen 500 Haushalte im Stadtteil durch einen Flyer, der als Hauswurfsendung verteilt wird, über das Thema informiert werden.

Um die Supermärkte im Stadtteil dazu zu bewegen, keine Gentechnikprodukte mehr in das Sortiment aufzunehmen, entscheidet ihr euch zunächst für die Strategie des Lobbyings und sucht das Gespräch mit den Leitern der Supermärkte, um diese von eurem Anliegen zu überzeugen. Fruchtet diese Aktivität nicht, so erhöht ihr den Druck auf die Supermärkte, indem ihr Unterschriften für gentechnikfreie Supermärkte sammelt und eine Demonstration im Stadtteil veranstaltet. Bringt auch dies nicht den gewünschten Erfolg, so starten die Jugendlichen einen Boykott-Aufruf kombiniert mit Demonstrationen oder Straßentheater-Aktionen vor den Supermärkten.

Um einen Überblick über die erforderlichen Arbeitsschritte zu haben, ist es hilfreich, ein Diagramm zu erstellen. In diesem Diagramm wird das Projektziel in Teilaufgaben (TA) untergliedert. Und diese wiederum werden in kleinere Arbeitspakete (AP) aufgeteilt, für die dann jeweils einzelne Personen zuständig sind. Dann stellen sich natürlich folgende Fragen: Wer erledigt welches Arbeitspaket? Und bis wann? Um einen guten Überblick über alle Aufgaben, Personen und Fristen zu bekommen, eignet sich eine Tabelle am besten.

Um ganz konkrete Fristen festzuhalten, kann eine ähnliche Tabelle erstellt werden. Dabei Puffer einplanen nicht vergessen!

Schritt 4: Kontrolle und Feedback

Es ist wichtig, die Maßnahmen immer wieder daraufhin zu überprüfen, ob sie wirklich zum Ziel führen. Dies kann je nach Projekt oder Maßnahme durch Befragungen, Sammeln von Zeitungsartikeln und eigener Einschätzung in deiner Gruppe geschehen. Es kann auch eine außenstehende Person angefragt werden. Ist abzusehen, dass das Projektziel nicht erreicht wird, kannst du die Maßnahmen verändern, intensivieren oder eine andere Strategie mit neuen Maßnahmen entwerfen und umsetzen. Im Zweifel ist es besser, das Projekt vorzeitig abzubrechen, als dich so zu verausgaben, dass du am Ende keine Motivation mehr hast.
Wichtig ist dabei immer: Erfolge feiern! Wenn du mit deiner Gruppe Meilensteine gemeistert hast, dann solltet ihr euch belohnen. Das habt ihr euch verdient. Außerdem steigerst du so die Motivation für die weitere Umsetzung des Projektes. Ist das Projekt beendet, so sollten die Korken erst recht knallen! 
Am Ende eines Projektes ist Feedback geben und erhalten angesagt! Setzt euch zusammen und besprecht euer Projekt. Was hat gut geklappt und was nicht? Fehler zu machen, gehört dazu. Lasst sie also ruhig zu und lernt aus ihnen. So wirst du ein/e wahre/r Meister/in im Projektmanagement!

Projektmanagement-Software

Im Internet gibt es eine Vielzahl an Projektmanagement-Software, die kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Damit bekommst du ein Werkzeug an die Hand, das dich und dein Team bei einer effizienten Projektumsetzung unterstützt. Die Apps bieten dir eine übersichtliche Kommunikationsplattform und geben sinnvolle Strukturen zur Projektplanung vor. Für kleinere Projekte, die von einem Team von ehrenamtlich Aktiven durchgeführt werden, z. B. ein gemeinsames Kinderzeltlager, sind diese Freeware-Programme völlig ausreichend. Natürlich gilt es dabei auch immer abzuwägen, dass die notwendige Einarbeitungszeit der Teammitglieder in die Software in einem akzeptablen Verhältnis zum Projekt und die dafür notwendige Zeit zur Umsetzung steht. Wer regelmäßig in einer gleichen Teamzusammensetzung Projekte oder Gruppenstunden plant, für den lohnt sich die Einarbeitungszeit in eine Projektmanagement-Software allemal. Es folgt eine kleine Auswahl an Freeware, die uns von verschiedener Seite empfohlen wurde und die wir dir kurz vorstellen möchten:

www.slack.com für kleine Projekte mit hohem Kommunikationsbedarf (Brainstorming, Feedback)

Slack eignet sich für dein Projekt vor allem dann, wenn dein Projektteam ein schnelles und effizientes Werkzeug für die interne Kommunikation sucht. Es ist einsteigerfreundlich und für eine unbegrenzte Anzahl an Teammitgliedern möglich. Projektmanagement läuft bei Slack vor allem über die Kommunikation in Chats und Projekt-Threads, die den roten Faden in euren Gedankengängen und Arbeitsabläufen bilden. Dateien können hochgeladen und einzelnen Personen oder dem gesamten Team zur Verfügung gestellt werden. So gehen keine Infos und kein Kommunikationsverlauf verloren. Praktisch ist auch, dass die kostenlose Slack-Version zusätzlich zum Chat auch Einzelgespräche per Video ermöglicht. Mit einer mobilen App kann auch von unterwegs auf Slack zugegriffen werden. Die Funktionalität der Plattform kann bei Bedarf erweitert werden. Slack bietet dafür eine große Auswahl an Apps, die eingebunden werden können. So kann zum Beispiel die Team-Kommunikation über Slack und das Projektmanagement über andere Apps wie Trello oder Asana (werden anschließend vorgestellt) erfolgen. Zu guter Letzt unterstütz Slack auch die Anforderungen beim Datenschutz. Mit der Preisgabe von personenbezogenen Daten (z. B. Anmeldedaten von Teilnehmern) solltest du jedoch generell Vorsicht walten lassen und nicht online, sondern besser bei einem Treffen des Teams mit Kaffee und Kuchen besprechen.

www.trello.com für kleinere Projekte

Mit Trello arbeitet u. a. auch das NAJU-Jugendbüro, denn es ist ein praktisches Online-Werkzeug, das einem Team die Organisation von Projekten/Aufgaben erleichtert. Die Bedienung ist einfach und damit sehr einsteigerfreundlich. Innerhalb von Trello erstellt man Projekt-Boards, z. B. das Board „Kinderzeltlager vom 18. bis 20. Mai“. Im Board kann man dann mehrere Teilaufgaben in Listen anlegen (z. B. Verpflegung/Küche, Programmgestaltung/Suche Referenten oder Bastelmaterial/Werkzeuge organisieren). Wurde das Projekt in sinnvolle Teilaufgaben aufgesplittet, können innerhalb der Listenstränge Arbeitspakete auf Karten angelegt werden. Die Karten kann man sich wie Karteikarten vorstellen, die man vielleicht noch vom Vokabeln lernen in der Schule kennt. Darauf können nun unterschiedlichste Infos untergebracht werden: Team-Zuständigkeiten, Bild- und Textdateien, Checklisten mit mehreren To-do-Punkten, Links und Kommentare. An gesetzte Fristen erinnert Trello per Email, und mit der Vergabe von farblichen Labels wird optisch auf deren Dringlichkeitsstufe hingewiesen. Dank des schlanken Aufbaus von Trello und dem intuitiv verständlichen Kartensystem bleibt das Projekt übersichtlich. Man sieht auf einem Blick, was sich verändert hat und was noch zu tun ist, kann aber dann hintendran doch noch mehr Details über einzelne Aufgaben erhalten. Die Datenverarbeitung erfolgt bei Trello gemäß der geltenden Übertragungs- und Speicherungsrichtlinie des jeweiligen Landes. Aber auch hier gilt es zu beachten: Für die eigenen Daten und die anderer ist der Nutzer nach wie vor selbst der Hauptverantwortliche.

www.asana.com für kleinere bis mittelgroße Projekte 

Das Online-Tool ist vor allem Einsteigern zu empfehlen. Mit Asana können unkompliziert Aufgaben verteilt sowie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festgelegt werden. Es funktioniert wie ein Schwarzes Brett, auf dem Einträge in Kategorien unterteilt und zu praktischen Listen formiert werden. Die Benutzeroberfläche ist minimalistisch und dank einem guten Online-Guide fällt die Einarbeitung in die Projektmanagement-App leicht. Teilbereiche des Projektes können in Aufgaben-Boards angelegt und dann die Daten geteilt und bearbeitet werden. In der Projektansicht selbst kann dann fleißig diskutiert und Feedback gegeben werden. Es können Unteraufgaben verteilt sowie Fristen gesetzt werden und auch farbliches Hervorheben ist möglich. Die Boards werden automatisch in die Kalenderansicht integriert, so entsteht eine gute Gesamtübersicht des Projektes. Hinsichtlich des Datenschutzes gilt Asana als relativ sicher, aber beachte auch hier: Für die eigenen Daten und die anderer ist der Nutzer nach wie vor selbst der Hauptverantwortliche. Ein weiteres Plus ist die Möglichkeit, externe Tools einzubinden (z. B. den Online-Speicher-Dienst „Dropbox“). Negativ zu bewerten ist, dass kein Tool für das Finanz- und Ressourcenmanagement zur Verfügung steht. Asana ist also ideal geeignet für kleine Teams (kostenlose Version bis max. 15 Mitglieder) mit flachen Hierarchien, die offen in kleinen bis mittelgroßen Projekten zusammenarbeiten möchten.

Trick-Kiste - weitere Tipps rund um das Projektmanagement

Nachdem du jetzt die Schritte kennengelernt hast, mit denen du erfolgreich ein Projekt durchführst, können dir die folgenden Tipps weitere wertvolle Anregungen für deine Projektplanung geben.

Abgucken ist erlaubt: Wenn dein eigenes Projekt dadurch besser wird! Schau dich bei deiner Projektplanung um, ob es bereits ähnliche Projekte oder Konzepte gibt und lerne aus den Erfolgen oder Misserfolgen der anderen. Sieh dir auch Projekte an, die inhaltlich nicht deiner Überzeugung entsprechen, die aber dennoch gut sind. Auch daraus kannst du wertvolle Erkenntnisse für deine eigene Planung ziehen. Entscheide, was du übernehmen und ob du die anderen Projekte und Ideen toppen kannst. Mach es besser!

Jugendkampagnen: Jugendliche sind sehr stark selbstbestimmt, spaßorientiert und kritisch. Wenn du ein Jugendprojekt planst, dann beachte diese Aspekte bei der Planung und Umsetzung. Beinhaltet dein Projekt Freiräume zum eigenständigen Handeln? Die Projekte oder Projektinhalte sollten Jugendlichen die Möglichkeit zur Identifikation bieten. Der Ein- und Ausstieg in die Projekte sollte für Interessierte ohne weitere Voraussetzungen und größere Hürden möglich sein. Und der Umfang des Engagements der Teilnehmer soll flexibel gestaltbar sein. Jeder sollte entsprechend seiner zeitlichen Möglichkeiten eine geeignete Beteiligungsform geboten bekommen.

Denken wie eine Werbeagentur: Bedürfnisse (z. B. nach „intakter Natur“) müssen oft erst einmal geweckt werden. Selbst wenn sie schon vorhanden sind, müssen sie bewusst gemacht und gelenkt werden. Gehe nicht davon aus, dass Menschen ein „natürliches“ Bedürfnis nach deinem Projekt bzw. deinem Projektthema haben. Versuche, diesen Aspekt bei der Projektumsetzung mit einzubeziehen.

Neue Beteiligungsformen entwickeln: Gestalte dein Projekt so, dass alle Teilnehmer deiner Gruppe bzw. auch die Zielgruppe der Aktion so viel wie möglich bei der Planung und bei der Umsetzung beteiligt sind. In traditionellen Projekten und Kampagnen gibt es in der Regel auf der einen Seite die Planer und auf der anderen Seite die Teilnehmer. Diese Art von Projekten oder Kampagnen stellt hohe Anforderungen an die Zielgenauigkeit der Planer, die die Interessen und Wünsche der Teilnehmer treffen müssen. Es ist sicherer, wenn die Teilnehmer schon bei der Planung ebenso wie bei der Umsetzung dabei sind. So kannst du sicherstellen, dass ihre Interessen abgedeckt werden und sie motiviert und aktiv bei der Sache sind!

Infotainment und Edutainment - neue Projekt- und Kampagnenformen: Unter Infotainment versteht man die unterhaltsame Vermittlung von Bildungsinhalten. Edutainment bezeichnet ein Konzept der elektronischen Wissensvermittlung, bei dem die Inhalte spielerisch und gleichzeitig auch unterhaltsam vermittelt werden. Das bedeutet anders formuliert, dass Informationen oder Bildungsinhalte heute mit Spaßfunktionen unterfüttert werden. So sind beispielsweise Quiz-Modelle („Wer wird Millionär“) und Wettbewerbe sehr etabliert in unserer Gesellschaft. In Zukunft wird sich Umweltschutz vielleicht nur noch erfolgreich kommunizieren lassen, wenn dieser Trend bei der Projektplanung mit beachtet wird.

Namen und Slogans finden: Gehe gezielt von Klischees aus. Übertreibe ruhig. Finde witzige Sprüche mit Doppeldeutigkeiten. Teste die Namen und Slogans und achte dabei auf die Reaktionen und die Kritik. Sie können dir wertvolle Hinweise liefern. So hast du einen Überblick und entscheidest dann mit deiner Gruppe. Versuche, möglichst viele Stimmen einzufangen. Der Projekt-Name oder Slogan sollte gleichzeitig attraktiv und informativ sein. Ein Highlight war beispielsweise der NAJU-Slogan „Kurvenreich ist sexy“ für die „Alles im Fluss!“-Kampagne. Mit der Doppeldeutigkeit wurde Aufmerksamkeit erlangt. Außerdem transportierte der Slogan inhaltlich die Forderung, Fließgewässer nicht zu begradigen, sondern naturnah zu belassen. Die Illustration eines mäandernden Flusses verdeutlichte diese Botschaft.

Vorher testen: Mit einem Vortest kannst du z. B. in deinem Bekanntenkreis testen, ob Plakate, Namen, Slogans oder Ähnliches, so wie von dir beabsichtigt, verstanden werden und ankommen. Du findest so heraus, wie sie in der Öffentlichkeit wirken. Je nach Ergebnis des Vortests gibt dir das die Möglichkeit, korrigierend einzugreifen oder ernst zu machen mit dem Geplanten. Du solltest Testpersonen wählen, die noch nichts über das Projekt wissen, denn ihre Einschätzungen sind unbeeinflusst von etwaigen Vorkenntnissen und somit sehr wertvoll.

Fettnäpfchen vermeiden:

• „Die Hamster-verhindern-Kraftwerk-Falle“: Formuliere in der Öffentlichkeit die Projektziele positiv. Lieber „für lebenswerte Städte“ und „für Subventionsabbau“ statt „gegen Autostraßen“ und „gegen Steinkohle“. Überlege, welche gegnerischen Argumente es geben kann, wie z. B. Arbeitsplatzangst, und beuge ihnen bei der Projektplanung geschickt vor. Damit machst du eine einfache Argumentation gegen dein Projekt unmöglich. In Zeiten hoher Arbeitslosigkeit zählt Umweltschutz bei manchen als Hemmschuh. Dass durch Umweltschutz mittlerweile eine enorme Export-Wirtschaft mit Arbeitsplätzen entsteht, übergehen diese Kritiker. Nicht selten werden Subventionen für umweltfeindliche Projekte ausgegeben, fordere also Subventionsabbau.
• „Die Naturschutz-Experten-unter-sich-Falle“: Natur- und Umweltschutz-Projekte sollten fachlich überzeugen. Sachliche Informationen sind wichtig. Sie müssen aber auch die Menschen erreichen, die sich mit anderen Themen beschäftigen und nur wenig oder kein Hintergrundwissen haben. Durch die Verwendung von Fachbegriffen, Fremdwörtern, Abkürzungen und Statistiken können spannende Themen und Projekte am Ende unverständlich, abschreckend und langweilig wirken. Das muss nicht sein. Es gibt immer einen Weg, komplizierte Sachverhalte verständlich zu machen oder wichtige Informationen spannend darzustellen! Finde ihn!
• „Die Angstszenarien-Falle“: Die Angst der Menschen ist eine wirksame Triebfeder, um sie zum Handeln zu bringen. Aus Angst vor Hochwasserschäden oder Stürmen werden Menschen oftmals aktiv. Setze Angstszenarien jedoch wohldosiert ein, denn wenn sie zu bedrohlich werden oder durch eine Wiederholung an Wirksamkeit einbüßen, kann die Handlungsmotivation verloren gehen.
• „Die Tierbilder-Falle“: Mit schönen Bildern von Tieren und insbesondere von Tierbabys kannst du die Aufmerksamkeit auf bestimmte Themen lenken und Interesse dafür wecken. Nachhaltige Handlungen werden bei deiner Zielgruppe damit allerdings nicht unbedingt ausgelöst. Versuche deswegen, über den emotionalen Aspekt hinauszugehen und deine Zielgruppe möglichst auf mehreren Ebenen anzusprechen. So ist es sinnvoll, auch moralisch oder fachlich zu überzeugen.