Im Internet gibt es eine Vielzahl an Projektmanagement-Software, die kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Damit bekommst du ein Werkzeug an die Hand, das dich und dein Team bei einer effizienten Projektumsetzung unterstützt. Die Apps bieten dir eine übersichtliche Kommunikationsplattform und geben sinnvolle Strukturen zur Projektplanung vor. Für kleinere Projekte, die von einem Team von ehrenamtlich Aktiven durchgeführt werden, z. B. ein gemeinsames Kinderzeltlager, sind diese Freeware-Programme völlig ausreichend. Natürlich gilt es dabei auch immer abzuwägen, dass die notwendige Einarbeitungszeit der Teammitglieder in die Software in einem akzeptablen Verhältnis zum Projekt und die dafür notwendige Zeit zur Umsetzung steht. Wer regelmäßig in einer gleichen Teamzusammensetzung Projekte oder Gruppenstunden plant, für den lohnt sich die Einarbeitungszeit in eine Projektmanagement-Software allemal. Es folgt eine kleine Auswahl an Freeware, die uns von verschiedener Seite empfohlen wurde und die wir dir kurz vorstellen möchten:
www.slack.com
Für kleine Projekte mit hohem Kommunikationsbedarf (Brainstorming, Feedback)
Slack eignet sich für dein Projekt vor allem dann, wenn dein Projektteam ein schnelles und effizientes Werkzeug für die interne Kommunikation sucht. Es ist einsteigerfreundlich und für eine unbegrenzte Anzahl an Teammitgliedern möglich. Projektmanagement läuft bei Slack vor allem über die Kommunikation in Chats und Projekt-Threads, die den roten Faden in euren Gedankengängen und Arbeitsabläufen bilden. Dateien können hochgeladen und einzelnen Personen oder dem gesamten Team zur Verfügung gestellt werden. So gehen keine Infos und kein Kommunikationsverlauf verloren. Praktisch ist auch, dass die kostenlose Slack-Version zusätzlich zum Chat auch Einzelgespräche per Video ermöglicht. Mit einer mobilen App kann auch von unterwegs auf Slack zugegriffen werden. Die Funktionalität der Plattform kann bei Bedarf erweitert werden. Slack bietet dafür eine große Auswahl an Apps, die eingebunden werden können. So kann zum Beispiel die Team-Kommunikation über Slack und das Projektmanagement über andere Apps wie Trello oder Asana (werden anschließend vorgestellt) erfolgen. Zu guter Letzt unterstütz Slack auch die Anforderungen beim Datenschutz. Mit der Preisgabe von personenbezogenen Daten (z. B. Anmeldedaten von Teilnehmern) solltest du jedoch generell Vorsicht walten lassen und nicht online, sondern besser bei einem Treffen des Teams mit Kaffee und Kuchen besprechen (www.slack.com).
www.trello.com
Für kleinere Projekte
Mit Trello arbeitet u. a. auch das NAJU-Jugendbüro, denn es ist ein praktisches Online-Werkzeug, das einem Team die Organisation von Projekten/Aufgaben erleichtert. Die Bedienung ist einfach und damit sehr einsteigerfreundlich. Innerhalb von Trello erstellt man Projekt-Boards, z. B. das Board „Kinderzeltlager vom 18. bis 20. Mai“. Im Board kann man dann mehrere Teilaufgaben in Listen anlegen (z. B. Verpflegung/Küche, Programmgestaltung/Suche Referenten oder Bastelmaterial/Werkzeuge organisieren). Wurde das Projekt in sinnvolle Teilaufgaben aufgesplittet, können innerhalb der Listenstränge Arbeitspakete auf Karten angelegt werden. Die Karten kann man sich wie Karteikarten vorstellen, die man vielleicht noch vom Vokabeln lernen in der Schule kennt. Darauf können nun unterschiedlichste Infos untergebracht werden: Team-Zuständigkeiten, Bild- und Textdateien, Checklisten mit mehreren To-do-Punkten, Links und Kommentare. An gesetzte Fristen erinnert Trello per Email, und mit der Vergabe von farblichen Labels wird optisch auf deren Dringlichkeitsstufe hingewiesen. Dank des schlanken Aufbaus von Trello und dem intuitiv verständlichen Kartensystem bleibt das Projekt übersichtlich. Man sieht auf einem Blick, was sich verändert hat und was noch zu tun ist, kann aber dann hintendran doch noch mehr Details über einzelne Aufgaben erhalten. Die Datenverarbeitung erfolgt bei Trello gemäß der geltenden Übertragungs- und Speicherungsrichtlinie des jeweiligen Landes. Aber auch hier gilt es zu beachten: Für die eigenen Daten und die anderer ist der Nutzer nach wie vor selbst der Hauptverantwortliche (www.trello.com).
www.asana.com
Für kleinere bis mittelgroße Projekte
Das Online-Tool ist vor allem Einsteigern zu empfehlen. Mit Asana können unkompliziert Aufgaben verteilt sowie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festgelegt werden. Es funktioniert wie ein Schwarzes Brett, auf dem Einträge in Kategorien unterteilt und zu praktischen Listen formiert werden. Die Benutzeroberfläche ist minimalistisch und dank einem guten Online-Guide fällt die Einarbeitung in die Projektmanagement-App leicht. Teilbereiche des Projektes können in Aufgaben-Boards angelegt und dann die Daten geteilt und bearbeitet werden. In der Projektansicht selbst kann dann fleißig diskutiert und Feedback gegeben werden. Es können Unteraufgaben verteilt sowie Fristen gesetzt werden und auch farbliches Hervorheben ist möglich. Die Boards werden automatisch in die Kalenderansicht integriert, so entsteht eine gute Gesamtübersicht des Projektes. Hinsichtlich des Datenschutzes gilt Asana als relativ sicher, aber beachte auch hier: Für die eigenen Daten und die anderer ist der Nutzer nach wie vor selbst der Hauptverantwortliche. Ein weiteres Plus ist die Möglichkeit, externe Tools einzubinden (z. B. den Online-Speicher-Dienst „Dropbox“). Negativ zu bewerten ist, dass kein Tool für das Finanz- und Ressourcenmanagement zur Verfügung steht. Asana ist also ideal geeignet für kleine Teams (kostenlose Version bis max. 15 Mitglieder) mit flachen Hierarchien, die offen in kleinen bis mittelgroßen Projekten zusammenarbeiten möchten (www.asana.com).